"Die Übungsleiter kommen sehr gut mit der neuen Art des Abrechnens klar."

Sandra, wie groß ist Euer Verein und wie viele Übungsleiter habt Ihr?

Wir sind einer der wenigen eigenständigen Badmintonvereine in der Region Hannover. Unser Verein zählt derzeit 162 Mitglieder, wovon ca. 100 Mitglieder unter 18 Jahre alt sind.

Wir bieten Badminton an 4 Tagen in der Woche für jedes Alter vom Hobbyspieler bis zum talentiertesten Turnierkämpfer an. Engagierte Verantwortliche und qualifizierte Trainer prägen den Verein, der viel für Schüler und Jugendarbeit macht.

Mit viel Spaß und Know-how können vor allem Schüler und Jugendliche den schnellsten Ballsport der Welt bei kompetenten Trainern erlernen. Technische Ausbildung, Teambuilding sowie Turniere und Mannschaften sind unser Anliegen, der Altwarmbüchener BC wurde deswegen schon zum Talentnest des Landesverbandes ernannt.

Der Altwarmbüchener BC verfügt derzeit über 10 aktive Trainer und Übungsleiter sowie 3 Trainerassistenten (Trainer in Ausbildung mit Badminton Trainerassistenz-Lizenz). Weitere 5 ausgebildete Trainer gehören dem Verein an und üben ab und zu aufgrund Studiums etc. ihre Trainertätigkeit bei uns aus.

Wie habt ihr früher die Abrechnungen für Eure Übungsleiter gemacht und wie war das so?

Vor Einführung von Uebungsleiter-Abrechnung.de haben wir die Abrechnungen über eine Excel-Datei sowie ein zusätzliches Word-Dokument für die Abrechnung von Tagespauschalen und Fahrtkosten an die Übungsleiter zum Quartalsende verteilt.

Da wir viele junge Trainer beschäftigen, sind die eher technikaffin und machen viel über ein Tablet oder Handy. Die wenigsten nutzen einen Computer zum Ausfüllen von Excel- und Worddatei. Dies führte bei der Abgabe der Abrechnungen immer wieder zu Schwierigkeiten beim Ausfüllen und der Formatierung der Dateien.

Zusätzliche Auslagen wurden direkt an die Kassenwartin zur Erstattung weitergeleitet.

Wie lange hat es vom ersten Ausprobieren bis zum ersten richtigen Abrechnungslauf ungefähr gedauert?

Wir haben mit zwei Übungsleitern einen Monatslauf simuliert. Beide haben innerhalb kürzester Zeit die Abrechnung testweise eingereicht und das System für sehr gut befunden. Eine Arbeitserleichterung. Kein lästiges Ausfüllen von Dateien nötig. Die Abrechnung kann von überall und von jedem technischen Gerät aus ausgeführt werden.

Daraufhin haben wir sofort nach dem Test mit dem echten Lauf gestartet.

Habt Ihr Eure bisherige Abrechnung einfach 1:1 auf „online“ umgestellt oder hat sich inhaltlich etwas verändert?

Da wir mit zwei unterschiedlichen Arten von Abrechnungen arbeiten (Übungsleiteraufwandsentschädigung = festgelegte Stundensatz je Trainerqualifikation und Tagespauschale/Fahrtkosten = festgelegter Betrag je Std./Kilometer für zB Coaching bei Turnieren und Punktspielen), haben wir versucht diese in das bestehende Formular der Uebungsleiter-Abrechnung.de zu integrieren.

Die Lösung konnten wir anhand der Grundeinstellung für jeden Trainer sehr gut vornehmen. Selbst bei Veränderungen (Trainerassistenz -> Übungsleiter) kann hier problemlos eine Umstellung des Stundensatzes erfolgen, da die Stundensätze vorher festgelegt und dem jeweiligen Trainer zugeordnet werden können.

Bei der Tagespauschale haben wir das über die Spesen gelöst. Hier muss allerdings jeder selbst ausrechnen, wie hoch die Tagespauschale für den Trainereinsatz war. Wir haben hier als Lösung das Eintragen in verschiedene Speseneinträge vorgegeben, da wir dann besser sehen können, was Tagespauschale und was Fahrtkosten sind.

Rein Inhaltlich haben wir die Abrechnung nicht verändert, sondern auf das neue System technisch angepasst.

War es schwer, die „Vereinsspitze“ zu überzeugen? Was waren die größten Bedenken?

Da wir in der Vergangenheit verschiedene Prozesse digitalisiert und automatisiert haben (z.B. Organisation von Turnieren, Helferübersichten, Mitgliedsanträge etc.) fiel eine Zustimmung für weitere Digitalisierungsmaßnahmen dem Vorstand nicht schwer.

Ausschlaggebend für den Prozess war der Hinweis eines Trainers, der aufgrund fehlender Office-Programme die bisherigen Dateien nur umständliche bearbeiten konnte. Auf der Suche nach einer Möglichkeit dies zu digitalisieren, sind wir zufällig auf Uebungsleiter-Abrechnung.de gestoßen.

Wie lief die Einführung? Gab es dabei Herausforderungen oder Dinge, die besonders leicht oder schwer für euch waren?

Wie oben bereits erwähnt haben wir einen Testlauf mit zwei Trainern gestartet, bevor wir das 1. Quartal 2024 über Uebungsleiter-abrechnung.de durchgeführt haben.

Mit einer klaren Anleitung und Anweisung für die Trainer, wie die Abrechnung zukünftig durchzuführen ist, haben alle fehlerfrei die Abrechnung eingereicht.

Einen kleinen Feinschliff haben wir für das Abbilden der Tagespauschalen für den Abrechnungslauf des 2. Quartals wie oben beschrieben vorgenommen.

Was würdet Ihr anderen Vereinen als Tipp mit auf den Weg geben, damit sie es leichter haben?

1) Arbeitsgruppe aus z.B.  Spartenleiter, Kassenwart und 1-2 Übungsleitern bilden, um bisherige Abrechnungsmodalitäten prüfen, ob eine Umsetzung möglich ist und zu testen wie die Abrechnungen bei den jeweiligen Beteiligten im System technisch aussehen.

2) Testversion ausprobieren.

3) Eigenen Testlauf (im Echtsystem) mit allen ÜL starten und diesen im Anschluss wieder löschen.

4) Ersten Abrechnungslauf starten und ggf. Veränderungen vornehmen.

Zusätzlich klare Anweisung/Erklärung den Übungsleitern für die Abrechnung mit auf den Weg geben.

Wie kommen Eure Übungsleiter mit der Plattform zurecht?

Die Übungsleiter kommen sehr gut mit der neuen Art des Abrechnens klar. Die Handhabung ist einfach und selbsterklärend. Keine lästigen Dateien auszufüllen und zu versenden.

Das Feedback nach dem ersten Abrechnungslauf war wirklich sehr gut.

Wie gut kommen Geschäftsstelle und Abteilungsleiter klar?

Da wir ein Einspartenverein sind, haben wir die Abrechnungen zu unserer Sportwartin und Kassenwartin zur Kontrolle und Überweisung delegiert. Die Kontrolle erfolgt durch die Sportwartin. Im Anschluss werden die Abrechnungen anhand der zur Verfügung stehenden Formate (csv-Dateien etc.) ins Online-Banking bzw. bestehender Zahlungsverkehrssoftware eingespielt.

Grundsätzlich wollen wir auch den sehr guten Support hervorheben. Bisher sind all unsere kleinen technischen Hindernisse umgehend und klar beantwortet und gelöst worden.

Geht es im Vergleich zu früher jetzt schneller? Wie viel ungefähr?

Die Abrechnung dauert im Durchschnitt für den Übungsleiter ca. 3 -5 Minuten. Es entfällt das manuelle Füllen der vorherigen Excel-und Worddateien, sowie die Unterschrift, Einscannen und Mailen der Abrechnung. Die Abrechnung kann technisch von jedem Gerät und jedem Ort durchgeführt werden.

Gibt es Dinge an der Software, die euch Probleme bereiten oder die verwirrend sind?

Bisherige Excel-Dateien konnten im Vorfeld im laufenden Quartal angefangen und ausgefüllt werden. Dies ist bei der jetzigen Abrechnungssystematik nicht mehr möglich. Die Trainer müssen jetzt rückwirkend in ihre Kalender schauen, wann sie Training gegeben haben. Zudem müssen die Spesen (hier Tagespauschale und Fahrtkosten) ausgerechnet werden, da dies das System nicht abbildet.

Wir haben ebenfalls getestet, ob man an jedem Übungsleiter einen weiteten Stundensatz (Tagespauschale) verknüpft, so dass dies über die generelle Abrechnung abgebildet werden kann. Dies haben wir getestet und halten es für unpraktikabel für den Übungsleiter, der für jeden Tag einen anderen Stundesatz auswählen müsste. Hier ist die mögliche Fehlerquote einfach zu hoch.

Welche Funktionen oder Verbesserungen würdet Ihr euch für die Zukunft wünschen?

Eine Möglichkeit, die Abrechnung bereits vor dem Abrechnungslauf zu bedienen wäre toll. So könnte der Übungsleiter zeitnah seine Stunden eintragen und die Abrechnung noch vor Quartalsende fertig erstellen, um diese mit dem Quartalslauf dann einzureichen.

Wir werden weiterhin aufgrund der Beitragseinzüge die Abrechnungen quartalsweise steuern. Eine Umstellung auf monatliche Abrechnung kommt daher nicht in Frage.

Wie oben beschrieben, eine Differenzierung zwischen bei uns der Tagespauschale und Spesen (Fahrtkosten) mit Auswahl eines Datums sowie das automatische Errechnen der Summe wäre von Vorteil.

Für Uebungsleiter-abrechnung.de wäre es natürlich toll, mehr Werbung dafür zu machen. Google-Bewertungen etc. oder z.B. die Zusammenarbeit mit Sportbünden, die in Digitalisierungsforen, Ausbildungen zum Vereinsmanager etc. auf diese Möglichkeit der Abrechnung hinweisen können.

Sandra, 1000 Dank für Deine Zeit - und viel Spaß weiterhin mit unserem kleinen Abrechnungstool!