"Es geht viel schneller – sowohl für den Übungsleiter als auch den Kassenwart."

Christine, wie groß ist Euer Verein? Wie viele arbeiten in der Geschäftsstelle? Wie viele Abteilungen und Übungsleiter habt Ihr?

Wir sind ein Mehrspartenverein mit 6 Abteilungen und 16 Sportarten, 3.000 Mitgliedern und 250 Übungsleitern. In der Geschäftsstelle sind neben mir als Geschäftsführerin noch 3 Mitarbeiterinnen (1 VZ, 2 TZ) und eine FSJlerin tätig.

Wie habt Ihr früher die Abrechnungen für Eure Übungsleiter gemacht und wie war das so?

Die Übungsleiter rechnen bei den Kassenwarten der Abteilungen ab. Dort wurden in der Regel Excel-Tabellen oder PDF-Abrechnungen eingereicht. Jede Abteilung hatte hier ihr eigenes Format.

Die Kassenwarte waren hier je nach Größe der Abteilung teilweise 1-2 Tage im Monat mit den Abrechnungen und entsprechenden Zahlungen beschäftigt.

Wie lange hat es vom ersten Ausprobieren bis zum ersten richtigen Abrechnungslauf ungefähr gedauert?

Wir haben einen ersten Test mit einer kleinen Abteilung gemacht. Die Einrichtung ging schnell. Die Übungsleiter haben wir dann auch an einem Tag angelegt und dann den ersten Lauf im März gestartet. Dieser hat sowohl bei den Übungsleitern als auch in der Geschäftsstelle und beim Kassenwart sehr gut geklappt und wir mussten nur selten die Übungsleiter bei der Abrechnung unterstützen.

Habt Ihr Eure bisherige Abrechnung einfach 1:1 auf „online“ umgestellt oder hat sich inhaltlich etwas verändert?

Wir haben die Abrechnung im Prinzip 1:1 umgestellt.

War es schwer, die „Vereinsspitze“ zu überzeugen? Was waren die größten Bedenken?

Das war unproblematisch, da wir mit einer kleinen Abteilung getestet haben und der Test dann sehr überzeugt hat.

Wie lief die Einführung? Gab es dabei Herausforderungen oder Dinge, die besonders leicht oder schwer für euch waren?

Die Einführung lief recht unproblematisch. Die Übungsleiter haben eine E-Mail zum neuen Prozess erhalten und dann haben wir den 1. Lauf gestartet. So haben wir es dann auch bei den folgenden Abteilungen gemacht.

Bei einigen Übungsleitern haben wir noch ein wenig Unterstützung geleistet. Hauptthema ist zu verstehen, dass man die Abrechnung erst machen kann, wenn der Lauf gestartet und der Link für den Übungsleiter versendet ist.

Was würdet Ihr anderen Vereinen als Tipp mit auf den Weg geben, damit sie es leichter haben?

Übungsleiter vorab über den neuen Prozess informieren und als Ansprechpartner bei den ersten Abrechnungen zur Verfügung stehen.

Wie kommen eure Übungsleiter mit der Plattform zurecht?

Sehr gut. Das Handling ist sehr intuitiv.

Wie gut kommen Geschäftsstelle und Abteilungsleiter klar?

Ebenfalls sehr gut.

Geht es im Vergleich zu früher jetzt schneller? Wie viel ungefähr?

Es geht sehr viel schneller – sowohl für den Übungsleiter als auch den Kassenwart / die Geschäftsstelle.

Das Eingeben der Abrechnung geht vor allem auch durch die Ausfüllautomatik in wenigen Minuten und die Auszahlung geht durch die SEPA-Datei auch viel schneller als wenn manuell einzelne Überweisungen eingegeben werden müssen.

Gibt es Dinge an der Software, die euch Probleme bereiten oder die verwirrend sind?

Wir haben in einer Abteilung Pauschalentgelte und wollen trotzdem die Stunden erfassen. Hier können wir keinen Stundensatz mit 0 € vorgeben. Das ist für die Übungsleiter etwas verwirrend.

Weiterhin haben wir Minijobber, die ihre Abrechnung in der Regel früher einreichen müssen (5 Tage vor Monatsende). Hier fahren wir aktuell zweigleisig bis der Abrechnungslauf auch früher gestartet werden kann.

Welche Funktionen oder Verbesserungen würdet ihr euch für die Zukunft wünschen?

• Abrechnungslauf schon früher starten (beispielsweise am 20. des Monats)
• einzelne SEPA-Dateien für Abteilungen

Hinweis: Geht beides seit 10/2024.

Christine, 1000 Dank für Deine Zeit - und viel Spaß weiterhin mit unserem kleinen Abrechnungstool!