"Der Test mit drei Abteilungen gab uns Rückenwind für das Ausrollen im Gesamtverein."

Sandro, wie groß ist Euer Verein und wie viele Abteilungen habt Ihr?

Wir haben über 3.500 Mitglieder mit 16 Abteilungen von Klassikern wie Fußball und Basketball bis hin zu Cricket, Line Dance und Yoga. Wir bieten sogar Reha- und Präventionskurse an, die von den Krankenkassen bezahlt werden.

Wie habt ihr früher die Abrechnungen für eure Übungsleiter gemacht und wie war das so?

Die Abrechnung der über 200 Übungsleiter erfolgte mit Hilfe ausgefüllter Excel-Tabellen, die nach einem Freigabe-Ping-Pong zwischen Trainer, Abteilungsleitung und Geschäftsstelle in die Auszahlung gingen. Dabei waren Abrechnungszyklen zwischen monatlich und halbjährlich üblich. Für diese Tätigkeiten war eine Mitarbeiterin in der Geschäftsstelle allein zuständig. Frust war bei allen Beteiligten an der Tagesordnung, der durch verspätete Abgaben, Nachfrage und Fehlerkorrekturen begründet war.

Wie lange hat es vom ersten Ausprobieren bis zum ersten richtigen Abrechnungslauf ungefähr gedauert?

Die Einrichtung des Online-Tools für einen ersten Test mit Dummy-Daten ging schnell (30min) und stimmte uns optimistisch, dass das Tool für den Einsatz im Verein dienlich sein könnte.

Wir haben dann für 3 unserer 16 Abteilungen einen Testlauf gemacht und die Stunden, die sonst per Papier abgerechnet wurden, digital abgewickelt. Dafür haben wir uns 3 Monate Zeit genommen und die Tool begleitende Kommunikation bereits so gestaltet, wie wir sie beim großen Roll-Out verwenden wollten. Die gewonnenen Erfahrungen der beteiligten Übungsleiter, Abteilungsleiter und der Geschäftsstellenmitarbeiter dienten zur Vorbereitung des Roll-Outs auf den gesamten Verein.

Insgesamt sind zwischen „Ausprobieren“ und der Ablösung des Papier-Prozess insgesamt 7 Monate vergangen, die wir für Testläufe, Datenbereinigung, Vereinheitlichung von Vergütungen, Optimierung von Kommunikationen, Schulungen und Info-Veranstaltungen genutzt haben.

Habt Ihr Eure bisherige Abrechnung einfach 1:1 auf „online“ umgestellt oder hat sich inhaltlich etwas verändert?

Wir haben die Einführung des Online-Prozess zum Anlass genommen den Abrechnungszyklus im Verein einheitlich auf halbjährlich umzustellen. Wir rechnen im Juli das 1. Halbjahr des laufenden Jahres und im Januar das 2. Halbjahr des vergangenen Jahres ab. Einzig eine große Abteilung rechnet noch vorrübergehend vierteljährlich ab und hat deswegen ein separates Konto.

Ansonsten konnten wir alle abteilungsspezifischen Anforderungen der Papier-Ära in die digitale Welt überführen, wie z.B. 15min-genaue Erfassung, Abbildung von 20 unterschiedlichen Stundensätzen, Kommentarmöglichkeit und Erklärung zur Spende der Vergütung.

War es schwer, die „Vereinsspitze“ zu überzeugen? Was waren die größten Bedenken?

Bzgl. der Umstellung auf ein Online-Tool gab es Gott sei Dank keine grundsätzlichen Bedenken oder Vorbehalte. Auch Abteilungen mit tendenziell älteren Übungsleitern und Abteilungsfunktionären waren von der ersten Stunde an optimistisch gestimmt.

Der Test mit den ersten 3 Abteilungen hat den notwendigen Rückenwind für das Ausrollen auf den gesamten Verein gebracht. Die positiven Rückmeldungen zur Nutzbarkeit und Einfachheit des Tools haben die übrigen Abteilungen überzeugt diesen wichtigen Schritt der Umstellung zu gehen. Dass eine Digitalisierung eine große Erleichterung im Ehrenamt bringt, konnten die Abteilungen bereits bei anderen Prozessen erfahren.

Das größte Bedenken war, dass die Erfassung der Stunden nicht direkt nach dem Training schon im Tool möglich ist, sondern die Stunden vom Übungsleiter zunächst „für sich“ notiert werden müssen. Die Eingabe im Tool ist immer erst nach Start des Rechnungslaufs im Januar/Juli möglich. Die Erfassung erfolgt dann in einem Schritt rückwirkend. Diese Spezifika haben wir klar kommuniziert und in Aussicht gestellt, dass ggf. zu einem späteren Zeitpunkt diese Funktion noch geliefert werden wird.

Wie lief die Einführung? Gab es dabei Herausforderungen oder Dinge, die besonders leicht oder schwer für euch waren?

Durch die Testphase mit 3 von 16 Abteilungen konnten wir schon erste Erfahrungen mit Fragen und Herausforderungen sammeln, die im Live-Betrieb auftreten. Dazu gehören Login-Probleme, vergessene Übungsleiter, falsche Vergütungsinformationen oder vergessene Abrechnungen.

Dadurch waren wir für den Roll-Out auf den gesamten Verein gut vorbereitet. Dennoch traten dann weitere Probleme auf, die wir durch das schnelle Feedback von Herrn Wiechers schnell in den Griff bekamen.

Wir haben nach dem ersten Lauf eine Zufriedenheitsumfrage bei den Funktionären und den Übungsleitern gemacht und das Feedback in den Prozess eingearbeitet. Dies betrifft vor allem die Kommunikation im Vorfeld zur Abrechnung und die Erfassung der Daten neuer Übungsleiter im Tool.

Was würdet Ihr anderen Vereinen als Tipp mit auf den Weg geben, damit sie es leichter haben?

Ich empfehle allen neuen Nutzern des Tools, sich den Prozess der Abrechnung von A (z. B. erste Ankündigung) bis Z (z.B. Auszahlung und interne Dokumentation Buchhaltung) mit allen Details einmal komplett aufzuschreiben und theoretisch durchzuspielen.

Im zweiten Schritt sollte dieses Konzept mit einer Testgruppe verfeinert werden, ehe es auf die Gesamtheit aller Übungsleiter ausgerollt wird. Regelmäßige Feedbackschleifen bieten die Grundlage für weitere Verfeinerungen des Abrechnungsprozess.

Wie kommen eure Übungsleiter mit der Plattform zurecht?

Bei über 200 Übungsleiter, einige über 70 Jahre alt, gab es bis auf wenige Fälle keinerlei Usabilty-Probleme. Die Erfassung für Übungsleiter erfolgt im Browser, ein Login oder eine App-Installation ist nicht erforderlich. Lediglich ein Link in der Einladung zur Abrechnung ist zu klicken.

Die Plattform ist einfach in der Bedienung, der Prozess klar und nachvollziehbar und die verwendeten Formulierungen und Wordings nahe an den üblichen Vereinsbegriffen. Die Bearbeitung kann auch pausiert und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.

Man erkennt, dass im Tool viel Know-How zu vereinsspezifischen Prozessen steckt.

Wie gut kommen Geschäftsstelle und Abteilungsleiter klar?

Geschäftsstelle und Abteilungsleiter arbeiten nach Login im Tool ebenfalls im Browser. Auch für diese beiden Nutzergruppen stellen sich die Bedienung als unproblematisch dar. Die Hilfetexte und Erklärungen zu den wichtigen Funktionen sind in verständlicher Sprache und die Funktion der Probeabrechnung erlaubt es Einstellungen vorab zu testen.

Geht es im Vergleich zu früher jetzt schneller? Wie viel ungefähr?

Von der Ankündigung des Rechnungsablaufs bis zur Auszahlung vergehen ca. 6 Wochen, dabei geben wir den Übungsleitern 3 Wochen Zeit zur Erfassung ihrer Übungsstunden. In dieser Zeit läuft die Erfassung, Freigabe der Abrechnungen, Erfassung der Spenden, Anweisung der Banküberweisungen und Zustellung der Abrechnungen sowie die interne Dokumentation.

Wir sparen ca. 40% der Ressourcen in der Geschäftsstelle ein, die nun andere Aufgaben übernehmen. In etwa die gleiche Ersparnis gibt sich auf der Übungsleiter- und Abteilungsleiterebene. Wir erwarten, dass durch das Einspielen des Prozess bei allen Beteiligten sich die Effizienz weiter verbessern wird.

Gibt es Dinge an der Software, die euch Probleme bereiten oder die verwirrend sind?

Natürlich gab es immer wieder Kleinigkeiten, die uns Probleme bereitet haben. Durch die schnelle Handlungsanleitungen von Herrn Wiechers haben wir uns aber damit immer gleich selbst helfen können. Derzeit gibt es keine Probleme mehr.

Welche Funktionen oder Verbesserungen würdet ihr euch für die Zukunft wünschen?

Drei Verbesserungen hätten einen großen Hebel für uns:

1. Die Möglichkeit der fortwährenden Erfassung der Übungsstunden vor dem Abrechnungslauf (in einer App, oder online) ist ein großer Wunsch der Übungsleiter. So werden keine Stunden vergessen und die Wahrscheinlichkeit fehlerhafter Erfassungen sinkt.
2. Viele Übungsleiter spenden ihre Vergütung und reichen stattdessen ihre Spendenquittung bei der Steuererklärung ein. Die Ausstellung von Spendenquittungen, die den Ansprüchen der Finanzämter genügt, muss leider noch manuell erfolgen. Hier wünschen wir uns aus dem Tool automatisiert erstellte Spendenquittungen, die den Übungsleitern an ihre E-Mail-Adresse zugestellt werden.
3. Neben den Übungsleitern gibt es auch Empfänger der Ehrenamtspauschale (bis zu 840€). Es wäre toll, wenn sich das Tool auch für diese Gruppe im Verein nutzen ließe. Der Prozess verläuft ähnlich und ist weniger komplex. Wir haben gegenwärtig ca. 50 Mitglieder, die eine Ehrenamtspauschale erhalten. Hier haben wir ähnliche Probleme, wie wir sie bei den Übungsleitern vor der Einführung des Online-Tools hatten (E-Mail-Ping-Pong, Freigabeschleifen, Stammdaten veraltet, …)

Sandro, 1000 Dank für Deine Zeit - und viel Spaß weiterhin mit unserem kleinen Abrechnungstool!