"Ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung unseres Großvereins!"

Sören, wie groß ist Euer Verein? Wie viele arbeiten in der Geschäftsstelle? Wie viele Abteilungen habt Ihr?

Momentan haben wir ca. 2.550 Mitglieder in inzwischen 21 Abteilungen wobei wir hier unter dem Oberbegriff Turnabteilung auch Sportarten wie Aroha, Yoga, Pilates und Zumba anbieten. Neben den klassischen Abteilungen haben wir seit diesem Jahr auch Exoten und Trendsportarten wie Jugger, Roundnet und Pickleball im Angebot.

Die Geschäftsstelle wird hauptamtlich durch mich besetzt und durch die ehrenamtliche Arbeit des Vorstandes ergänzt.

Wie „digital“ seid Ihr in Euren Abläufen insgesamt schon?

Tatsächlich waren wir bis vor 2 Jahren noch etwas oldschool. Unsere Software zur Mitgliederverwaltung war zwar seit den Anfängen des Internets online, aber bei Weitem nicht auf dem heute möglichen Stand, sondern eher als Eingabemaske für einen externen Dienstleister zu sehen.

Hier haben wir im letzten Jahr eine neue Software eingeführt und haben damit fast die komplette Kommunikation mit den Mitgliedern auf Email umgestellt, ebenso haben wir nun Bankeinzug und Statistiken an übergeordnete Verbände selbst in der Hand und wickeln diese online ab. Weiter bieten wir ein Mitgliederportal zur Verwaltung der eigenen Daten, Einsicht der fälligen Beiträge und auch online-Zahlung an. Die Beantragung der Mitgliedschaft ist nun auch online möglich. Dann haben wir mit Förderung des DOSB eine neue Webseite gelauncht, welche auch viele Vorteile für die Mitglieder und Interessenten bietet.

Parallel war ich aber auch immer auf der Suche nach einer Möglichkeit zur Online-Abrechnung der Übungsleiter und hatte bereits Software für Reisekostenabrechnungen in Betracht gezogen und im Kopf zweckentfremdet. Bis mir Ende 2023 beim wiederholten Googeln auf einmal uebungsleiter-abrechnung.de über den Weg gelaufen ist.

Next Step ist nun die Belegungsplanung/Beantragung unserer eigenen Sportstätten durch die Abteilungen per Online-Lösung.

Ich würde sagen, wir sind da schon ziemlich digital geworden, bzw. auf einem guten Weg.

Zu den Übungsleitern: Wie habt ihr früher die Abrechnungen gemacht und wie war das so?

Die Abrechnungen der Übungsleiter erfolgte klassisch per Formular und landete über den Abteilungsleiter beim Kassenwart der einzelnen Abteilung, welche dann die Zahlung veranlasst haben.

Aktuell sehen wir, dass Ihr unsere Plattform mit einem Teil der Übungsleiter ausprobiert. Wie wird es weitergehen?

Dank Einführung der Abrechnung von Pauschalen könne wir jetzt auch weitere Abteilungen mit einbinden und wickeln dann tatsächlich alle Abrechnungen online ab.

Wie lange hat es vom ersten Ausprobieren bis zum ersten richtigen Abrechnungslauf ungefähr gedauert?

Ich hab im Dezember 2023 die Einrichtung des Systems vorgenommen und einige Probeläufe gemacht sowie eine interne Anleitung geschrieben.

Den ersten Abrechnungslauf haben wir dann bereits im Januar mit den Übungsleitern unserer Turnabteilung vorgenommen. Dies passte ganz gut, da im Januar die Abteilungsversammlung der Turner stattgefunden hat und ich ich die Lösung hier gleich vorstellen konnte.

Habt Ihr Eure bisherige Abrechnung einfach 1:1 auf „online“ umgestellt oder hat sich inhaltlich etwas verändert?

Das war wirklich 1:1

War es schwer, die anderen Entscheider im Verein zu überzeugen? Was waren die größten Bedenken?

Das war easy, ich habe einfach gesagt, das machen wir jetzt so 😊

Wie lief die Einführung? Gab es dabei Herausforderungen oder Dinge, die besonders leicht oder schwer für euch waren?

Auch das war easy. Ich hätte unserer ersten ÜL aus der Turnabteilung eher für nicht ganz so online-affin gehalten, hat aber ohne Probleme geklappt.

Danach waren dann die „Youngster“ aus den Abteilungen Basketball, Leichtathletik usw. dran und auch hier keine Probleme.

Wie kommen eure Übungsleiter mit der Plattform zurecht?

Ich hab keinerlei Nachfragen oder Beschwerden erhalten, also scheint alles gut zu sein.

Wie gut kommen Geschäftsstelle und Abteilungsleiter klar?

Ich komm sowieso damit klar und auch die Abteilungsleiter haben keine Probleme mit dem Absegnen der Abrechnungen.

Geht es im Vergleich zu früher jetzt schneller? Wie viel ungefähr?

In einzelnen Abteilungen war der Weg des Zettels durchaus etwas länger. Mit Einführung der Online-Abrechnung habe ich aber auch den Prozess der ÜW dahingehend geändert, dass die Abrechnungen jetzt zentral von mir von den einzelnen Abteilungskonten überwiesen werden und nicht mehr durch die Kassenwarte der Abteilung.

Daher ist das im Vergleich zu vorher durchaus in einzelnen Fällen ziemlich schnell geworden.

Gibt es Dinge an der Software, die euch Probleme bereiten oder die verwirrend sind?

Mir ist bisher nichts aufgefallen.

Welche Funktionen oder Verbesserungen würdet ihr euch für die Zukunft wünschen?

Unsere Wünsche wie Einführung einer Genehmigungsstufe für die Abteilungsleiter (gab es ganz zu Anfang noch nicht) und die Erzeugung von SEPA-Dateien pro Abteilung sind ja schon umgesetzt.

Einige unserer Übungsleiter würden gerne nicht monatlich sondern quartalsweise abrechnen. Ein Wunsch wäre daher, den Abrechnungs-Turnus pro Übungsleiter festlegen zu können.

Sören, 1000 Dank für Deine Zeit - und viel Spaß weiterhin mit unserem kleinen Abrechnungstool!