Die Funktionen

Schau mal, was die Übungsleiter-Abrechnung alles kann...

Bitte das Vorwort anhören:

Diese Prozedur werdet Ihr viele Male wiederholen

Darum haben wir sie so einfach wie möglich gemacht.

Der Verein startet einen Abrechnungslauf. Dabei werden Einladungen an alle Übungsleiter versendet.
Die Übungsleiter füllen online ihre Abrechnungszettel aus und unterschreiben sie virtuell.
Der Verein beobachtet die Rückläufer, überarbeitet sie und gibt sie frei.
Mit dem Abschluss des Laufes erhalten alle Übungsleiter automatisch ihre fertigen PDF-Abrechnungen. Der Verein bekommt zusätzlich Überweisungsvorlagen und Auswertungen.

So sieht das in der Praxis aus:

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So steuert Ihr Abrechnungsläufe

Vor dem Laufstart

alle relevanten Übungsleiter auswählen
für neue Übungsleiter die Stundensätze oder Pauschalsätze zuordnen

Von Laufstart bis Laufabschluss

eingereichte Abrechnungszettel überarbeiten und freigeben
trödelnde Übungsleiter per Mail erinnern
nicht eingereichte Abrechnungszettel übernehmen & selbst ausfüllen
den gesamten Lauf virtuell unterschreiben und freigeben

Nach dem Laufabschluss

PDF-Abrechnungen herunterladen
Überweisungsvorlagen als CSV und SEPA.xml-Datei
Auswertungen als CSV plus umfangreiche Online-Statistiken

So erleben es Übungsleiter:

Ihr könnt die Abrechnungszettel flexibel gestalten

1. Inhalte und Zeiträume

Abrechnung monatlich | quartalsweise | halbjährlich | jährlich?
Sollen Übungsleiter Angaben "pro Monat" oder "pro Tag" machen?
Abrechnung nach Stundensätzen, Pauschalen - oder beidem?
optional: Abrechnung von Spesen & Auslagen - mit oder ohne Belegpflicht
optional: Übungsleiter können (teilweise) verzichten und bekommen Spendenquittungen

2. Zuordnungen

Tätigkeitsangaben erforderlich? Pro Abrechnung oder pro Zeile?
Mit Abteilungen arbeiten? Pro Abrechnung oder pro Zeile?
Mit Kostenstellen arbeiten? Pro Abrechnung oder pro Zeile?

3. Fristen

Wann mit Abrechnungen beginnen?
Wie lange haben Übungsleiter Zeit?

Praktisch:
Probeabrechnungen für "Max Mustermann" helfen Euch dabei, die richtigen Einstellungen zu finden. Und wenn die Abrechnungszettel passen, macht Ihr einen Testlauf, um alles kennenzulernen.

Wer im Verein wirkt mit?

Du kannst weitere Leute aus Deinem Verein dazu einladen, in verschiedenene Rollen mitzumachen:

Abteilungsleiter sehen nur ihre Abteilung und können dort die Abrechnungen prüfen und absegnen.
Sachbearbeiter dürfen das gesamte Tagesgeschäft abwickeln (Übungsleiter, Läufe, Abrechnungen), aber Läufe nicht final unterschreiben und freigeben.
Der Manager darf genau das zusätzlich: Läufe unterscheiben und freigeben.
Administratoren dürfen alles, also auch Nutzer verwalten und die Grundeinstellungen ändern.

All diese Nutzer bekommen einen eigenen Zugang zu Eurem Vereinskonto.

Kleine praktische Helferlein...

...damit Euch der Alltag Spaß macht:

Für Vereine

Für neue Übungsleiter brauchst Du nur wenige Daten einzutippen: Name, E-Mail, Vertragsbeginn. Die Anschrift und Bankverbindung trägt der Übungsleiter selbst ein. Und überprüft sie regelmäßig.
Stundensätze und Pauschalsätze kannst Du zentral anpassen - ohne jeden Übungsleiter einzeln aufzurufen.
Mitarbeiter des Vereins können per E-Mail informiert werden, wenn ein neuer Lauf ansteht. Oder Fristen abgelaufen sind. Oder alle Übungsleiter fertig sind.
Wenn Übungsleiter beim Ausfüllen trödeln, kannst Du sie immer wieder mit Erinnerungs-Mails nerven, die von Mal zu Mal schärfer formuliert sind.
Du kannst mittels "Korrekturen" Strafen eintragen oder falsche Vormonate korrigieren.

Für Übungsleiter

Übungsleiter brauchen kein Konto. Sie erhalten einfach ein Link, mit dem sie auf die aktuelle Abrechnung zugreifen und alte Abrechnungen herunterladen können.
Sie können beim Ausfüllen zwischenspeichern und später weitermachen.
Sie bekommen Ausfüll-Vorlagen, z.B. um einen gesamten Monat mit "Dienstagstraining von 18-20 Uhr" zu füllen.
Die letzte Abrechnung eines Jahres enthält eine Jahresübersicht fürs Finanzamt.