Das Handbuch
So arbeiten Übungsleiter & Vereine mit der Übungsleiter-Abrechnung
Anleitung für Übungsleiter
Als Übungsleiter kannst Du online Deine Abrechnungszettel ausfüllen und einreichen.
Wie einfach das funktioniert, erklären wir Dir hier:
Das Handbuch für Vereine & Administratoren
Die Übungsleiter-Abrechnung basiert auf einem standardisierten Ablauf:
Innerhalb dieses Grundschemas kann jeder Verein diverse Einstellungen vornehmen, um die Abläufe und Inhalte an die eigenen Bedürfnisse anzupassen:
- Inhalte von Abrechnungen festlegen
- Abrechnungen zuordnen
- Abrechnungsläufe durchführen & steuern
- Nutzer & E-Mails
Lesen solltet Ihr auch das hier:
Hinweise:
- Geänderte Einstellungen gelten immer ab dem nächsten Abrechnungslauf.
- Mit Probeabrechnungen kannst Du jederzeit ausprobieren, wie sich Änderungen auswirken.
- Im schlimmsten Falle kannst Du komplette Abrechnungsläufe löschen und neu beginnen.
1. Inhalte von Abrechnungen festlegen
Jeder Verein möchte auf eine andere Art und Weise abrechnen. Darum kannst Du Dir Dein Abrechnungsschema so gestalten, wie Du es brauchst:
1.1 Wie häufig abrechnen?
Möchtest Du monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich abrechnen?
1.2 Angaben wie genau?
Sollen Übungsleiter tagesgenaue Angaben machen oder reicht eine Angabe pro Monat?
- 3. Mai: 18:00-20:00 Uhr = 2 Stunden
- Mai: 23 Stunden
1.3 Wonach abrechnen?
Soll nach Stunden abgerechnet werden? Dann ist ist notwendig, alle erlaubten Stundensätze zu hinterlegen und jedem Übungsleiter seinen Stundensatz zuzuordnen.
- Meier: Stundensatz "Trainer" - 15,00 €
- Müller: Stundensatz "Helfer" - 10,00 €
Oder soll nach Pauschalen abgerechnet werden? Dann ist es notwenig, alle erlaubten Pauschalsätze zu hinterlegen und jedem Übungsleiter alle Pauschalsätze zuzuordnen, die für ihn in Frage kommen:
- mögliche Pauschalsätze für Meier:
- "Training (25,00 €)"
- "Heimspiel (30,00 €)"
- "Auswärtsspiel (50,00 €)"
Oder soll nach beidem abgerechnet werden? Dann können Übungsleiter zum Beispiel erst ihre normalen Trainingsstunden angeben und zusätzlich Pauschalen für Spiele, Turniere oder Trainingslager. Und Du kannst pro Übungsleiter festlegen, was er darf. Also z.B. alle Turner nach Stunden und alle Leichtathleten nach Pauschalen abrechnen.
Hinweis:
Auf Wunsch einiger Vereine können auch mehrere Stundensätze pro Übungsleiter hinterlegt werden, z.B. weil Schultz für 8€ Judo und für 12€ Turnen unterrichtet. Dazu in den Einstellungen diesen Sonderfall aktivieren!
1.4 Dürfen Kosten eingereicht werden?
Wenn der Verein es erlaubt, können Übungsleiter auch Ausgaben einreichen:
- Spesen sind Kosten, die Übungsleiter für sich selbst haben. Beispielsweise für Übernachtungen.
- Auslagen sind Kosten, die Übungsleiter für den Verein tätigen. Beispielsweise für Schiedsrichter.
Hinweis:
- Wenn Du "Belegpflicht" einstellst, müssen Übungsleiter Belege hochladen, die automatisch an die Abrechnungen angehängt werden.
1.5 Fristen
- Ab welchem Monat möchtest Du mit den Abrechnungsläufen anfangen?
- Vor oder kurz nach Monatsende einladen?
- Wie viele Tage haben die Übungsleiter Zeit für das Einreichen?
1.6 Textbausteine
Auf Abrechnungen erscheinen Sätze wie:
- "Wir überweisen binnen 7 Tagen auf folgendes Konto:"
- "Die Übungsleitervergütung ist bis 3.000 Euro steuerfrei. Darüber hinaus musst Du Dich selbst um die Versteuerung kümmern."
Diese Textbausteine kannst Du natürlich anpassen!
1.7 Spenden & Spendenquittungen
Wenn Du es aktivierst, werden Übungsleiter kurz vorm Einreichen gefragt, ob sie ihre Abrechnung oder Teile davon spenden möchten. Logischerweise bekommen sie dann weniger oder nichts ausbezahlt.
Spender erhalten automatisch eine Spendenquittung für den betreffenden Zeitraum und können am Jahresende alle gesammelt fürs Finanzamt herunterladen. Auf jeder Spendenquittung ist praktischerweise auch gleich die zugehörige Verzichtserklärung abgedruckt.
1.8 Sonderfall: Individuelle Freibeträge
Falls ein Übungsleiter bei Euch z.B. nur 1.500 Euro steuerfrei verdienen darf, könnt Ihr die "individuellen Freibeträge" aktivieren und in den Textbausteinen statt der statischen "3.000 Euro" den Platzhalter [FREIBETRAG] verwenden.
1.9 Sonderfall: Übungsleiter, die zuviel verdienen
Du kannst Übungsleiter, die im Laufe des Jahres die Steuerfrei-Grenze überschreiten, von "Abrechnung" auf "Stundenzettel" umstellen. Technisch gesehen nur ein anderer Begriff auf dem Beleg. Diese "Stundenzettel" gibst Du an die Buchhaltung weiter, um daraus "richtige" Gehaltsabrechnungen zu machen.
Die betreffenden Übungsleiter werden dann auch nicht mehr in den Online-Banking-Dateien für die automatisierte Auszahlung berücksichtigt.
Damit Du nicht aus Versehen vergisst, jemanden umzustellen, bekommst Du beim Laufstart für jeden, der seine Grenze zu überschreiten droht, eine Warnung angezeigt.
2. Abrechnungen zuordnen
Bisher sind Abrechnungen lediglich den Übungsleitern zugeordnet. Das kannst Du aber um Abteilungen, Kostenstellen und Tätigkeiten erweitern.
2.1 Mit Abteilungen arbeiten
Wenn Du das aktivierst, kannst Du im System alle Abteilungen des Vereins hinterlegen und musst allen Übungsleitern ihre Standardabteilung zuordnen.
Im Normalfall steht dann oben auf den Abrechnungen die Abteilung des jeweiligen Übungsleiters.
Du kannst aber auch "pro Zeile" einstellen und später für jede Abrechnungszeile die Abteilung festlegen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Übungsleiter für mehrere Abteilungen arbeiten.
Zu jedem Lauf und zum Jahresabschluss findest Du Abteilungsbelege, die neben den Summen ggf. auch zusammenfassen, wer wo ausgeholfen hat.
2.2 Mit Kostenstellen arbeiten
Wenn Du das aktivierst, kannst Du im System alle Kostenstellen des Vereins hinterlegen und musst allen Übungsleitern ihre Standardkostenstelle zuordnen.
Im Normalfall steht dann oben auf den Abrechnungen die Kostenstelle des jeweiligen Übungsleiters.
Du kannst aber auch "pro Zeile" einstellen und später für jede Abrechnungszeile die Kostenstelle festlegen. Das ist aber ziemlich ungewöhnlich und beispielsweise der Fall, wenn es sehr genaue Zuordnungen zu Kostenstellen gibt.
2.3 Mit Tätigkeiten arbeiten
Sollen Übungsleiter "pro Abrechnung" und/oder "pro Abrechnungszeile" angeben, was sie eigentlich gemacht haben? Das Wort "Tätigkeit" kannst Du auch in "Gruppe", "Mannschaft", "Team" oder "Arbeit" umbenennen.
Beispiele:
- Du willst, dass oben auf Abrechnungen neben "Abteilung: Fussball" auch so etwas angegeben wird wie "Mannschaft: C-Jugend".
- Übungsleiter sollen zu jeder Stunde ihre Tätigkeit angeben, z.B. "Training C-Jugend".
3. Abrechnungsläufe duchführen & steuern
3.1 Der Laufstart
Immer wenn eine Abrechnungsperiode abgelaufen ist, wird Dir angezeigt, dass der zugehörige Lauf gestartet werden könnte. Beispielsweise ab 1. Februar der Lauf für Januar. (Außer Ihr wollt ein paar Tage früher anfangen, kann man einstellen.)
Beim Laufstart bekommst Du nochmal alle Einstellungen und die Liste aller betroffenen Übungsleiter angezeigt.
Mit Deinem Startschuss werden alle Abrechnungen erstellt und alle Übungsleiter bekommen per E-Mail einen Link zu ihrem Abrechnungszettel zugesendet.
3.2 Zwischen Laufstart & Laufabschluss
In der Zentrale beobachtest Du den Fortschritt der Übungsleiter: offen | angefangen | eingereicht.
Eingereichte Abrechnungen kannst Du (oder Deine Abteilungsleiter) überarbeiten und dann absegnen.
Eingriffsmöglichkeiten:
- Falls ein Übungsleiter seinen Einladungslink verloren hat, kannst Du ihn nochmal versenden.
- Nach Fristablauf kannst Du allen trödelnden Übungsleitern eine Erinnerung schicken.
- Im Notfall kannst Du einem Übungsleiter seine Abrechnung entziehen und selbst ausfüllen.
- Du kannst Abrechnungen von ausgewählten Übungsleitern einfach komplett aus dem Lauf entfernen.
- Falls es noch Nachzügler gibt, kannst Du diese nachträglich zu einem offenen Lauf einladen.
3.3 Einen Lauf abschließen
Sobald alle Abrechnungen abgesegnet sind, ist es möglich, den Lauf vereinsseitig virtuell zu unterschreiben und freizugeben.
Dabei passiert folgendes:
- Alle PDF-Abrechnungen (und ggf. Spendenquittungen) werden erstellt und sind einzeln sowie als ein Sammel-PDF abrufbar.
- Übungsleiter bekommen einen Link zu ihrem Download-Center zugesendet.
- Es werden Überweisungsvorlagen als CSV und SEPA.xml-Datei zur Verfügung gestellt. Die SEPA.xml-Datei kann direkt ins Onlinebanking übertragen werden und dort Sammelüberweisungen auslösen.
- Wahlweise kann vom Bankkonto des Vereins oder von Abteilungskonten ausgezahlt werden.
- Es stehen verschiedene CSV-Auswertungen zum Herunterladen bereit.
3.4 Korrekturen
Ein Sonderfall sind die "Korrekturen", die Du als gesonderten Posten in Abrechnungen aufnehmen kannst:
- Zum Vermerken von Strafen oder Bonus-Zahlungen für Übungsleiter.
- Zum Korrigieren von fehlerhaften Abrechnungen der Vormonate.
3.5 Der letzte Lauf eines Jahres ist fertig
Im Rahmen des Jahresabschlusses kannst Du Folgendes machen:
- Verdienstbescheinigungen an alle Übungleiter verschicken
- Übungsleiter-Stundenübersicht für den Antrag auf Übungsleiter-Zuschuss generieren
- unter dem Menüpunkt "Sammelbelege" allerlei Dokumente und Dokumentsammlungen herunterladen
4. Nutzer & E-Mails
Ein Vereinskonto kann mehrere Nutzer haben.
Derjenige, der sich und den Verein bei uns registriert, ist erstmal ein Administrator mit allen Rechten.
Er kann andere Nutzer verwalten und ihnen Rollen zuweisen:
- Abteilungsleiter sehen nur ihre Abteilung. Sie prüfen ihre Abrechnungen und korrigieren Stammdaten ihrer Übungsleiter. Ein Abteilungsleiter kann optional mehrere Abteilungen leiten und eine Abteilung mehrere Abteilungsleiter haben.
- Sachbearbeiter dürfen Übungsleiter verwalten, Abrechnungsläufe durchführen und Abrechnungen bearbeiten. Und sie haben Zugriff auf alle Statistiken und Downloads. Nur Läufe dürfen sie nicht final unterschreiben und freigeben.
- Manager dürfen zusätzlich Abrechnungsläufe unterschreiben und freigeben.
- Administratoren dürfen zusätzlich alle Vereinsdaten, Einstellungen und Nutzer bearbeiten.
In der Nutzerverwaltung wird auch festgelegt, welcher Nutzer welche E-Mails bekommen soll:
- Mindestens ein Nutzer muss Ansprechpartner für Rückfragen von Übungsleitern sein.
- Optional können Nutzer über Ereignisse wie "Lauf steht an" oder "Alle Abrechnungen eingereicht" informiert werden.
A. Einführung unseres Systems in Eurem Verein
Die Einführung der Übungsleiter-Abrechnung in einen größeren Verein mit vielen Übungsleitern, Abteilungen und Verantwortlichen ist natürlich nicht "im Vorbeigehen" erledigt. Aber wenn's einmal läuft, wirds viele Jahre brav seinen Dienst tun.
Pate für die Einführung gesucht?
Wir vermitteln Dir gerne einen unglaublich hilfsbereiten Gesprächspartner von einem anderen Verein in Eurer Größenordnung, den Du mit Fragen löchern kannst. » Melde Dich!
A.1 Vorüberlegungen
Ihr habt ungefähr verstanden, wie die Übungsleiter-Abrechnung funktioniert - am besten durch Ausprobieren.
Dann prüft als erstes, ob es technisch passt:
- Könnt Ihr mit dieser Software all das machen, was Ihr machen möchtet? Falls nein, überlegt erstmal, ob Ihr Eure Abläufe überdenken solltet, damit es passt. Vielleicht haben wir einige Dinge auch nur anders benannt, als Ihr es gewohnt seid? Oder fehlt wirklich etwas? Dann bitte bei uns melden!
- Vielleicht könnt Ihr mit unserer Software sogar MEHR machen als bisher? Beispiel: Übungsleiter können ihre Schiedsrichter-Kosten ganz einfach mit abrechnen.
Dann kommen die organisatorischen Fragestellungen:
- Wer im Verein übernimmt welche Aufgaben: Administration, Abrechnungen durchführen, Abrechnungen absegnen
- Zu welchem Termin wollen wir anfangen?
A.2 Probephase
Der Administrator kann komplette Läufe einfach löschen. Im laufenden Betrieb ist das eine harte Sache, denn dann müssten alle Übungsleiter ihre Abrechnungen noch einmal machen. In der Probephase ist das aber sehr praktisch.
Wir skizzieren hier einen Verein mit 80 Übungsleitern, der im Januar mit Monatsabrechnungen loslegen möchte, d.h. Anfang Februar sollen alle Übungsleiter ihre erste echte Abrechnung machen.
Dann bietet sich folgende Probephase an:
- Man stellt das Startdatum auf den vorigen Dezember und geht mit 3 Dummy-Übungsleitern im Januar eine Dezember-Abrechnung zum Üben durch. Wenn das geklappt hat, löscht der Administrator den gesamten Dezember-Lauf.
- Dann hinterlegt man alle 80 Übungsleiter mit Name und E-Mail und macht einen "Dezember-Lauf für alle zum Üben". Dabei füllen die Übungsleiter ihre Adressen und Bankverbindungen aus und können schauen, ob sie klarkommen.
- Wenn alle zufrieden sind, wird der Dezember-Lauf gelöscht und das Startdatum wird auf Januar gesetzt. Wenn der Januar vorbei ist, können alle 80 Übungsleiter zur ersten echten Abrechnung eingeladen werden.
Oder im Hybrid-Betrieb starten?
- Viele größere Vereine stellen erstmal nur eine Abteilung um und probieren das ein paar Monate aus, z.B. bis zum Jahresende. Danach wird komplett umgestellt.
- Das ist völlig okay mit nur einem kleinen Nachteil: unvollständige Statistiken im ersten Jahr
A.3 Übungsleiter vorab informieren
Die Übungsleiter solltet Ihr natürlich einweihen. Das könnte beispielsweise über eine E-Mail geschehen:
Liebe ÜbungsleiterInnen,
ab dem 01.01.2025 machen wir bei uns im Verein die Übungsleiter-Abrechnung digital. Und das funktioniert so:
- Immer, wenn ein Monat abgelaufen ist, erhaltet Ihr per E-Mail eine Einladung zu Eurem virtuellen Abrechnungszettel.
- Dort überprüft Ihr bitte Eure Daten und füllt für den letzten Monat die Stundenzettel aus. Euer Stundensatz ist bereits hinterlegt.
- Ihr könnte auch Auslagen einreichen, die Ihr für den Verein hattet. Beispielsweise wenn Ihr Schiedsrichter oder Meldegeld bezahlt habt. Oder den Vereinsbus auftanken musstet.
- Wenn alle ÜbungsleiterInnen fertig sind, können wir den Monat abschließen und Ihr bekommt die fertigen Abrechnungen als PDF. Die Auszahlung folgt dann rund eine Woche später.
Dazu noch folgende Hinweise:
- Richtig losgehen wird es Anfang Februar, da bekommt Ihr die Einladung zur Januar-Abrechnung.
- Für den Dezember reicht Ihr bitte zwei Abrechnungen ein: Einmal wie gehabt in Papierform - und zum Üben parallel mit dem neuen Online-System. Die Online-Version ist wirklich nur zum Üben und wird wieder gelöscht.
- Wir können erst auszahlen, wenn die letzte Abrechnung eingereicht wurde. Also bitte bemüht Euch im Sinne Eurer Übungsleiter-KollegInnen darum, binnen 10 Tagen nach Monatsende fertig zu werden!
Bei Fragen, Anregungen oder Problemen wendet Euch an...
Sportliche Grüße,...
B. FAQ - Probleme & Lösungen
Allgemeine Fragen & Probleme
Warum kann man Übungsleiter nicht komplett verwalten samt Verträgen, Führungszeugnissen und Lizenzen?
Aktuell beschränken wir uns noch auf das „Abrechnen“. Und damit sind wir noch lange nicht fertig. Später einmal widmen wir uns dann dem mindestens ebenso bunten und vielfältigen „Verwalten“ von Übungsleitern samt Vertragsmanagement & Co.
Warum müssen Übungsleiter im NACHHINEIN Stundenzettel ausfüllen? Laufende Zeiterfassung in einer App wäre doch viel cleverer.
Klarer konzeptioneller Fehler unsererseits: Wir haben leider nur an „Zettel“ gedacht, die man nach Periodenende ausfüllen muss. Aktuell kann man jedoch schon 25 Tage vorher einladen, was für Monats- und Quartalsabrechner in Ordnung ist. Für Halbjahresabrechner ist dies jedoch weiterhin etwas umständlich.
Mit der App, die irgendwann kommt, wird die laufende Zeiterfassung dann aber möglich.
Was bringt die Spenden-Funktion?
Du kannst Übungsleiter am Ende der Abrechnung Teile oder alles spenden lassen. Der Rekordverein „spart“ damit 30%, alle anderen im Mittel 5%.
Rund um die Einrichtung & Einführung
Abteilung A rechnet pro Quartal ab, Abteilung B pro Monat.
Das funktioniert bei uns leider nicht. Es gibt aber eine einfache Lösung, die einige Vereine praktizieren: Einfach zwei Accounts machen! Einziger echter Nachteil: Es gibt keine zentralen Statistiken mehr.
Einige Übungsleiter werden nach Stundensätzen, andere nach Pauschalsätzen und wieder andere nach beidem abgerechnet.
Einfach die Abrechnung nach „Stundensätzen und Pauschalsätzen“ aktivieren, danach kannst Du bei jedem Übungsleiter separat festlegen, ob er „Stundensatz oder Pauschalsatz oder beides“ darf.
Einige Übungsleiter bekommen eine fixe Monatspauschale, andere werden nach Stunden bezahlt.
Für fixe Monatspauschalen gibt es keine eigene Funktion, aber einen Trick: Du hinterlegst z.B. den Pauschalsatz „Monatspauschale Fußball 200€“ und instruierst alle betroffenen Übungsleiter, diesen Pauschalsatz EINMAL am MONATSERSTEN auszuwählen.
Parallel können diese Übungsleiter weitere Pauschalen und Stunden abrechnen, wenn gewünscht. Oder Auslagen und Spesen.
Alle Übungsleiter bekommen bei uns immer eine fixe (oder variable) Monatspauschale.
Das funktioniert ganz hervorragend:
- Du wählst in den Einstellungen "monatsgenaue Angaben" statt "tagesgenaue Angaben" und hinterlegst die entsprechenden Monatspauschalen bei den Pauschalsätzen.
- Bei jedem Lauf wählen die Übungsleiter aktiv ihre Pauschale aus.
Der Vorteil gegenüber anderen Lösungen wie "Serienbriefe" ist, dass die Übungsleiter ihre Bankdaten selbst überprüfen. Der Nachteil ist, dass die Übungsleiter ein wenig mitarbeiten müssen, sie "holen" sich quasi ihre Monatspauschale.
Alle Übungsleiter bekommen eine fixe Monatspauschale, aber sie sollen ihre Arbeitsstunden melden.
Dafür gibts keine Funktion, aber einen Trick: Du definierst den Stundensatz „Meldestunde 0,01€“, mit dem der Übungsleiter seine Stunden übermittelt. Wenn er final 500,17€ verdient, dann hat er wohl 17 Stunden gearbeitet.
Einige Vereine schenken die 17 Cent, andere ziehen sie als „Korrektur“ wieder ab.
Wenn es auf halbe Stunden genau sein soll, besser mit 0,02€ oder 0,10€ Stundesatz hantieren. Oder 1,00€, wenn Ihr nett seid.
Warum können Übungsleiter in jeder Zeile die Abteilung ändern, aber nicht die Kostenstelle?
Wenn Du die zeilengenaue Abteilungszuordnung aktiviert hast, können Übungsleiter in der Tat zu jeder einzelnen Tätigkeitsangabe die betreffende Abteilung wählen. Und die Zentrale kann das natürlich auch.
Auf die zeilengenauen Kostenstellenzuordnung hat aber nur die Zentrale Zugriff. Übungsleiter sehen Kostenstellen gar nicht, denn in aller Regel liegt das außerhalb dessen, womit sie sich auskennen müssen.
Unsere Übungsleiter sollen zu jedem Training die Teilnehmeranzahl angeben.
Vielleicht programmieren wir das irgendwann dazu. Solange könnt Ihr einen kleinen Trick nutzen:
- Bei der Tätigkeitsangabe sollen die Übungsleiter am Ende sowas wie "---8" angeben.
- Nach Laufabschluss lädst Du die Detail-CSV herunter.
- In Excel trennst Du mit "Text in Spalten" die Spalte mit der "---8" drin anhand "---" in zwei Spalten auf und hast in der neuen Deine Teilnehmerzahlen.
Kann man auch Fahrtkosten abrechnen?
Fahrtkosten sollten als „Spesen“ gemeldet werden. Da jeder Verein die Fahrtkosten anders abrechnet, gibt es bei uns kein Schema dafür. Entweder lebt Ihr damit, dass Übungsleiter bei „Spesen“ in den Freitext sowas eintragen wie „Turnier München 200km“ oder Ihr lasst sie Euer Fahrtkosten-PDF ausfüllen und als Anhang hochladen.
Was passiert, wenn Übungsleiter über die 3.000€-Freigrenze kommen?
Um die Versteuerung muss sich der Übungsleiter kümmern. Dazu kommt vermutlich auch Sozialversicherungsbetrug, wofür allein der Verein haftet. Darum stellen Verein diese „Großverdiener“ auf „Nur Stundenzettel“ um, sobald sie sich der 3.000€ nähern. Es wird ihnen dann für den Rest des Jahres nichts mehr ausgezahlt und der Stundenzettel dient als Grundlage für die Minijob- oder Gehaltsabrechnung.
Warum wird das Erreichen der 3.000€-Freigrenze nicht hart kontrolliert?
Vor jedem Laufstart bekommst Du für alle Übungsleiter, die sich der Grenze nähern, eine rote Warnung angezeigt. Dann kannst Du entscheiden. Wir können das aber nicht "automatisch" entscheiden, denn es ist z.B. nicht einheitlich geregelt, ob Fahrtkosten zuzurechnen sind oder nicht.
Die tägliche Arbeit
Ein Übungsleiter hat keine E-Mail-Adresse.
Hinterlege einfach egal@egal.de, fülle die Abrechnung für ihn aus und gebe ihm seinen Beleg.
Ich kann den Übungsleiter nicht anlegen, weil er seine E-Mail-Adresse schon für einem anderen Verein hinterlegt hat.
Da hilft nur eine zweite E-Mail-Adresse. Falls er keine hat, kannst Du ihm einen reinen Forwarder einrichten, z.B. hans@deinverein.de oder bei ForwardEmail.net.
Ein Übungsleiter hat plötzlich eine andere E-Mail-Adresse.
Was immer Du in den Einstellungen oder Stammdaten änderst: Es gilt immer ab dem nächsten Lauf. Bis auf die E-Mail-Adresse von Übungsleitern. Die kannst Du jederzeit ändern und dann erneut den Einladungslink lossenden (s.o.).
Ein Übungsleiter hat seinen Einladungslink verloren.
Du kannst ihn erneut zustellen, indem Du in der Liste der offenen Abrechnungen rechts auf das "Senden"-Icon klickst.
Ein Übungsleiter braucht doch keine Abrechnung, da er nicht gearbeitet hat.
Er wird in der Einladungs-E-Mail darauf hingewiesen, dass er dann bitte eine Nuller-Abrechnung abgeben möge, damit der Verein Bescheid weiß und nicht ewig wartet.
Wenn er sich nicht bewegt, kannst Du das machen. Oder die Abrechnung einfach komplett löschen.
Ein Übungsleiter soll in einem offenen Lauf nachträglich berücksichtigt werden.
Lege den Übungsleiter an und öffne den offenen Lauf. Dort findest Du dann einen Button "Nachzügler hinzufügen".
In einem offenen Lauf soll der Stundensatz des Übungsleiters geändert werden.
Pech gehabt, sobald der Lauf gestartet ist, kannst Du an Einstellungen dieser Art nichts mehr ändern.
Lösung: Die Differenzen als „Korrekturen“ nachtragen.
Der Lauf kann nicht abgeschlossen werden, weil ein Übungsleiter seine Abrechnung einfach nicht einreicht.
Du kannst ihm seine Abrechnung einfach "wegnehmen" und selbst ausfüllen.
Eine fertige Abrechnung erweist sich im Nachhinein als fehlerhaft.
Du kannst Abrechnungen aus rechtlichen Gründen nicht nachträglich korrigieren. Nutze in der Folgeabrechnung den Bereich "Korrekturen", der Dir beim Bearbeiten angezeigt wird. Auch negative Beträge funktionieren.
Korrekturen sind keiner „Kostenart“ zugerechnet.
Ja, das ist ein „Fehler“: Es gibt Stunden, Pauschalen, Spesen, Auslagen. Und in einer Parallelwelt eben „Korrekturen“, die in allen Statistiken gesondert aufgeführt werden.
Wenn Übungsleiter A im Folgemonat 30€ an Stunden als Korrektur nachgezahlt bekommt, werden diese niemals als „Stunden“ im richtigen Monat auftauchen.
Wir arbeiten an einer Verbesserung…
Ein Übungsleiter möchte seine Auszahlung ins Ausland erhalten.
Das ist für Länder möglich, die im SEPA-Verbund sind (ungefähr identisch mit der EU). Man kann also einfach ausländische IBANs hinterlegen.
Ich möchte im Online-Banking die SEPA.xml-Datei hochladen, um alle Überweisungen auf einmal zu beauftragen. Aber dort gibt es Fehlermeldungen.
Wir verwenden für diese Datei das weiter verbreitete PAIN-Format 001.001.03. Falls Deine Bank es gerne anders hätte, sag uns Bescheid, das kriegen wir einfach umprogrammiert.
Reporting & Jahresende
Für Fördergelder muss ich alle Arbeitsstunden von Übungsleitern mit Lizenz nachweisen.
Unter "Sammelbelege" findest Du eine PDF-Auwertung "Alle Übungsleiter-Stunden" gegliedert nach Stundensätzen plus eine große CSV mit allen Abrechnungszeilen eines Jahres.
Wenn Du clever warst, hast Du alle relevanten Stundensätze entsprechend benannt, z.B. durch den Zusatz „mit Lizenz“. Dann kannst Du einfach danach filtern.
Abteilung A hatte Übungsleiter an Abteilung B ausgeliehen und dafür bezahlt. Wo finde ich die Statistik?
Das ist einfach: Im Jahres-Abteilungsbeleg (bei den Sammelbelegen) ist zu jeder Abteilung aufgeschlüsselt, wer wen für wieviel wohin verliehen hat.
Die Spendenquittungen genüg nicht den Anforderungen unseres Finanzamtes.
Um es jedem Finanzamt in Deutschland recht zu machen, müssten wir wahrscheinlich alle weltweit verfügbaren Programmierer einstellen...
Du hast die Möglichkeit, relativ frei an den Formulierungen auf der Spendenquittung zu arbeiten. Wenn das nicht reicht, kannst Du auf „nur Verzichtserklärung“ umstellen und den Übungsleitern am Jahresende eigene Spendenquittungen basteln. Die zugehörigen virtuell unterschriebenen Verzichtserklärungen hast Du aber schonmal beieinander.
Was passiert, wenn jemand 4.000€ verdient und 1.000€ spendet? Ist er dann wieder im steuerfreien Bereich?
Ja, aber... Er hat 1.000€ zu versteuerndes Einkommen und kann in der Steuererklärung die 1.000€ Spendenquittung absetzen, also ergibt sich für ihn dasselbe, als hätte er nur 3.000€ verdient.
Problem ist, dass der Verein auf diese 1.000€-Zuviel sozialversicherungspflichtig ist. Ein weiser Chinese hat in einer völlig anderen Situation mal gesagt: Manchmal ist es für alle besser, nicht alle Stunden aufzuschreiben, die man gearbeitet hat.
So, jetzt hast Du alles durchgelesen. Auf in die Praxis:
