Das Handbuch

So arbeiten Übungsleiter & Vereine mit der Übungsleiter-Abrechnung

Anleitung für Übungsleiter

Als Übungsleiter kannst Du online Deine Abrechnungszettel ausfüllen und einreichen.

Wie einfach das funktioniert, erklären wir Dir hier:


Das Handbuch für Vereine & Administratoren

Die Übungsleiter-Abrechnung basiert auf einem standardisierten Ablauf:

  • Regelmäßig werden Abrechnungsläufe gestartet. Dabei werden Einladungen an alle aktiven Übungsleiter versendet, die im Abrechnungszeitraum einen Vertrag haben.
  • Während die Übungsleiter ihre Abrechungszettel ausfüllen, kann in der Zentrale der Fortschritt beobachtet werden.
  • Vom Übungsleiter eingereichte Abrechnungszettel können überarbeitet und abgesegnet werden.
  • Sind alle Abrechnungszettel abgesegnet, kann der Lauf vom Verein unterschrieben und freigegeben werden. Alle Beteiligten erhalten PDF-Abrechnungen und der Verein kann z.B. mit Überweisungsvorlagen die Auszahlungen vornehmen.

Innerhalb dieses Grundschemas kann jeder Verein diverse Einstellungen vornehmen, um die Abläufe und Inhalte an die eigenen Bedürfnisse anzupassen:

  1. Inhalte von Abrechnungen festlegen
  2. Abrechnungen zuordnen
  3. Abrechnungsläufe durchführen & steuern
  4. Nutzer & E-Mails

Lesen solltet Ihr auch das hier:

  1. Einführung unseres Systems in Eurem Verein
  2. Probleme & Lösungen

Hinweise:

  • Geänderte Einstellungen gelten immer ab dem nächsten Abrechnungslauf.
  • Mit Probeabrechnungen kannst Du jederzeit ausprobieren, wie sich Änderungen auswirken.
  • Im schlimmsten Falle kannst Du komplette Abrechnungsläufe löschen und neu beginnen.

1. Inhalte von Abrechnungen festlegen

Jeder Verein möchte auf eine andere Art und Weise abrechnen. Darum kannst Du Dir Dein Abrechnungsschema so gestalten, wie Du es brauchst:

1.1 Wie häufig abrechnen?

Möchtest Du monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich abrechnen?

1.2 Angaben wie genau?

Sollen Übungsleiter tagesgenaue Angaben machen oder reicht eine Angabe pro Monat?

  • 3. Mai: 18:00-20:00 Uhr = 2 Stunden
  • Mai: 23 Stunden

1.3 Wonach abrechnen?

Soll nach Stunden abgerechnet werden? Dann ist ist notwendig, alle erlaubten Stundensätze zu hinterlegen und jedem Übungsleiter seinen Stundensatz zuzuordnen.

  • Meier: Stundensatz "Trainer" - 15,00 €
  • Müller: Stundensatz "Helfer" - 10,00 €

Oder soll nach Pauschalen abgerechnet werden? Dann ist es notwenig, alle erlaubten Pauschalsätze zu hinterlegen und jedem Übungsleiter alle Pauschalsätze zuzuordnen, die für ihn in Frage kommen:

  • mögliche Pauschalsätze für Meier:
    - "Training (25,00 €)"
    - "Heimspiel (30,00 €)"
    - "Auswärtsspiel (50,00 €)"

Oder soll nach beidem abgerechnet werden? Dann können Übungsleiter zum Beispiel erst ihre normalen Trainingsstunden angeben und zusätzlich Pauschalen für Spiele, Turniere oder Trainingslager.

Hinweis:

Auf Wunsch einiger Vereine können auch mehrere Stundensätze pro Übungsleiter hinterlegt werden, z.B. weil Schultz für 8€ Judo und für 12€ Turnen unterrichtet. Dazu in den Einstellungen diesen Sonderfall aktivieren!

1.4 Dürfen Kosten eingereicht werden?

Wenn der Verein es erlaubt, können Übungsleiter auch Ausgaben einreichen:

  • Spesen sind Kosten, die Übungsleiter für sich selbst haben. Beispielsweise für Übernachtungen.
  • Auslagen sind Kosten, die Übungsleiter für den Verein tätigen. Beispielsweise für Schiedsrichter.

Hinweis:

  • Wenn Du "Belegpflicht" einstellst, müssen Übungsleiter Belege hochladen, die automatisch an die Abrechnungen angehängt werden.

1.5 Fristen

Ab welchem Monat möchtest Du mit den Abrechnungsläufen anfangen? Und wie viele Tage haben die Übungsleiter Zeit für das Einreichen?

1.6 Textbausteine

Auf Abrechnungen erscheinen Sätze wie:

  • "Wir überweisen binnen 7 Tagen auf folgendes Konto:"
  • "Die Übungsleitervergütung ist bis 3000 Euro steuerfrei. Darüber hinaus musst Du Dich selbst um die Versteuerung kümmern."

Diese Textbausteine kannst Du natürlich anpassen!

1.7 Sonderfall: Übungsleiter, die zuviel verdienen

Du kannst Übungsleiter, die im Laufe des Jahres die Steuerfrei-Grenze überschreiten, von "Abrechnung" auf "Stundenzettel" umstellen. Technisch gesehen nur ein anderer Begriff auf dem Beleg. Diese "Stundenzettel" gibst Du an die Buchhaltung weiter, um daraus "richtige" Gehaltsabrechnungen zu machen.

Die betreffenden Übungsleiter werden dann auch nicht mehr in den Online-Banking-Dateien für die automatisierte Auszahlung berücksichtigt.


2. Abrechnungen zuordnen

Bisher sind Abrechnungen lediglich den Übungsleitern zugeordnet. Das kannst Du aber um Abteilungen, Kostenstellen und Tätigkeiten erweitern.

2.1 Mit Abteilungen arbeiten

Wenn Du das aktivierst, kannst Du im System alle Abteilungen des Vereins hinterlegen und musst allen Übungsleitern ihre Standardabteilung zuordnen.

Im Normalfall steht dann oben auf den Abrechnungen die Abteilung des jeweiligen Übungsleiters.

Du kannst aber auch "pro Zeile" einstellen und später für jede Abrechnungszeile die Abteilung festlegen. Das ist aber ziemlich ungewöhnlich und beispielsweise der Fall, wenn Übungsleiter für mehrere Abteilungen arbeiten.

2.2 Mit Kostenstellen arbeiten

Wenn Du das aktivierst, kannst Du im System alle Kostenstellen des Vereins hinterlegen und musst allen Übungsleitern ihre Standardkostenstelle zuordnen.

Im Normalfall steht dann oben auf den Abrechnungen die Kostenstelle des jeweiligen Übungsleiters.

Du kannst aber auch "pro Zeile" einstellen und später für jede Abrechnungszeile die Kostenstelle festlegen. Das ist aber ziemlich ungewöhnlich und beispielsweise der Fall, wenn es sehr genaue Zuordnungen zu Kostenstellen gibt.

2.3 Mit Tätigkeiten arbeiten

Sollen Übungsleiter "pro Abrechnung" und/oder "pro Abrechnungszeile" angeben, was sie eigentlich gemacht haben? Das Wort "Tätigkeit" kannst Du auch in "Gruppe", "Mannschaft", "Team" oder "Arbeit" umbenennen.

Beispiele:

  • Du willst, dass oben auf Abrechnungen neben "Abteilung: Fussball" auch so etwas angegeben wird wie "Mannschaft: C-Jugend".
  • Übungsleiter sollen zu jeder Stunde ihre Tätigkeit angeben, z.B. "Training C-Jugend".

3. Abrechnungsläufe duchführen & steuern

3.1 Der Laufstart

Immer wenn eine Abrechnungsperiode abgelaufen ist, wird Dir angezeigt, dass der zugehörige Lauf gestartet werden könnte. Beispielsweise ab 1. Februar der Lauf für Januar.

Beim Laufstart bekommst Du nochmal alle Einstellungen und die Liste aller betroffenen Übungsleiter angezeigt.

Mit Deinem Startschuss werden alle Abrechnungen erstellt und alle Übungsleiter bekommen per E-Mail einen Link zu ihrem Abrechnungszettel zugesendet.

3.2 Zwischen Laufstart & Laufabschluss

In der Zentrale beobachtest Du den Fortschritt der Übungsleiter: offen | angefangen | eingereicht.

Eingereichte Abrechnungen kannst Du (oder Deine Abteilungsleiter) überarbeiten und dann absegnen.

Eingriffsmöglichkeiten:

  • Falls ein Übungsleiter seinen Einladungslink verloren hat, kannst Du ihn nochmal versenden.
  • Nach Fristablauf kannst Du allen trödelnden Übungsleitern eine Erinnerung schicken.
  • Im Notfall kannst Du einem Übungsleiter seine Abrechnung entziehen und selbst ausfüllen.
  • Du kannst Abrechnungen von ausgewählten Übungsleitern einfach komplett aus dem Lauf entfernen.
  • Falls es noch Nachzügler gibt, kannst Du diese nachträglich zu einem offenen Lauf einladen.

3.3 Einen Lauf abschließen

Sobald alle Abrechnungen abgesegnet sind, ist es möglich, den Lauf vereinsseitig virtuell zu unterschreiben und freizugeben.

Dabei passiert folgendes:

  • Alle PDF-Abrechnungen werden erstellt und sind einzeln und als ein Sammel-PDF abrufbar.
  • Übungsleiter bekommen einen Link zu ihrem Download-Center zugesendet.
  • Es werden Überweisungsvorlagen als CSV und SEPA.xml-Datei zur Verfügung gestellt. Die SEPA.xml-Datei kann direkt ins Onlinebanking übertragen werden und dort Sammelüberweisungen auslösen.
  • Es stehen verschiedene CSV-Auswertungen zum Herunterladen bereit.

3.4 Korrekturen

Ein Sonderfall sind die "Korrekturen", die Du als gesonderten Posten in Abrechnungen aufnehmen kannst:

  • Zum Vermerken von Strafen oder Bonus-Zahlungen für Übungsleiter.
  • Zum Korrigieren von fehlerhaften Abrechnungen der Vormonate.

4. Nutzer & E-Mails

Ein Vereinskonto kann mehrere Nutzer haben.

Derjenige, der sich und den Verein bei uns registriert, ist erstmal ein Administrator mit allen Rechten.

Er kann andere Nutzer verwalten und ihnen Rollen zuweisen:

  • Abteilungsleiter sehen nur ihre Abteilung. Sie prüfen ihre Abrechnungen und korrigieren Stammdaten ihrer Übungsleiter. Ein Abteilungsleiter kann optional mehrere Abteilungen leiten und eine Abteilung mehrere Abteilungsleiter haben.
  • Sachbearbeiter dürfen Übungsleiter verwalten, Abrechnungsläufe durchführen und Abrechnungen bearbeiten. Und sie haben Zugriff auf alle Statistiken und Downloads. Nur Läufe dürfen sie nicht final unterschreiben und freigeben.
  • Manager dürfen zusätzlich Abrechnungsläufe unterschreiben und freigeben.
  • Administratoren dürfen zusätzlich alle Vereinsdaten, Einstellungen und Nutzer bearbeiten.

In der Nutzerverwaltung wird auch festgelegt, welcher Nutzer welche E-Mails bekommen soll:

  • Mindestens ein Nutzer muss Ansprechpartner für Rückfragen von Übungsleitern sein.
  • Optional können Nutzer über Ereignisse wie "Lauf steht an" oder "Alle Abrechnungen eingereicht" informiert werden.

A. Einführung unseres Systems in Eurem Verein

Die Einführung der Übungsleiter-Abrechnung in einen größeren Verein mit vielen Übungsleitern, Abteilungen und Verantwortlichenist natürlich nicht "im Vorbeigehen" erledigt. Aber wenn's einmal läuft, wirds viele Jahre brav seinen Dienst tun.

A.1 Vorüberlegungen

Ihr habt ungefähr verstanden, wie die Übungsleiter-Abrechnung funktioniert - am besten durch Ausprobieren.

Dann prüft als erstes, ob es technisch passt:

  • Könnt Ihr mit dieser Software all das machen, was Ihr machen möchtet? Falls nein, überlegt erstmal, ob Ihr Eure Abläufe überdenken solltet, damit es passt. Vielleicht haben wir einige Dinge auch nur anders benannt, als Ihr es gewohnt seid? Oder fehlt wirklich etwas? Dann bitte bei uns melden!
  • Vielleicht könnt Ihr mit unserer Software sogar MEHR machen als bisher? Beispiel: Übungsleiter können ihre Schiedsrichter-Kosten ganz einfach mit abrechnen.

Dann kommen die organisatorischen Fragestellungen:

  • Wer im Verein übernimmt welche Aufgaben: Administration, Abrechnungen durchführen, Abrechnungen absegnen
  • Zu welchem Termin wollen wir anfangen?

A.2 Probephase

Der Administrator kann komplette Läufe einfach löschen. Im laufenden Betrieb ist das eine harte Sache, denn dann müssten alle Übungsleiter ihre Abrechnungen noch einmal machen. In der Probephase ist das aber sehr praktisch.

Wir skizzieren hier einen Verein mit 100 Übungsleitern, der im Januar mit Monatsabrechnungen loslegen möchte, d.h. Anfang Februar sollen alle Übungsleiter ihre erste echte Abrechnung machen.

Dann bietet sich folgende Probephase an:

  1. Man stellt das Startdatum auf den vorigen Dezember und geht mit 3 Dummy-Übungsleitern im Januar eine Dezember-Abrechnung zum Üben durch. Wenn das geklappt hat, löscht der Administrator den gesamten Dezember-Lauf.
  2. Dann hinterlegt man alle 80 Übungsleiter mit Name und E-Mail und macht einen "Dezember-Lauf für alle zum Üben". Dabei füllen die Übungsleiter ihre Adressen und Bankverbindungen aus und können schauen, ob sie klarkommen.
  3. Wenn alle zufrieden sind, wird der Dezember-Lauf gelöscht und das Startdatum wird auf Januar gesetzt. Wenn der Januar vorbei ist, können alle 80 Übungsleiter zur ersten echten Abrechnung eingeladen werden.

A.3 Übungsleiter vorab informieren

Die Übungsleiter solltet Ihr natürlich einweihen. Das könnte beispielsweise über eine E-Mail geschehen:

Liebe ÜbungsleiterInnen,

ab dem 01.01.2025 machen wir bei uns im Verein die Übungsleiter-Abrechnung digital. Und das funktioniert so:

  • Immer, wenn ein Monat abgelaufen ist, erhaltet Ihr per E-Mail eine Einladung zu Eurem virtuellen Abrechnungszettel.
  • Dort überprüft Ihr bitte Eure Daten und füllt für den letzten Monat die Stundenzettel aus. Euer Stundensatz ist bereits hinterlegt.
  • Ihr könnte auch Auslagen einreichen, die Ihr für den Verein hattet. Beispielsweise wenn Ihr Schiedsrichter oder Meldegeld bezahlt habt. Oder den Vereinsbus auftanken musstet.
  • Wenn alle ÜbungsleiterInnen fertig sind, können wir den Monat abschließen und Ihr bekommt die fertigen Abrechnungen als PDF. Die Auszahlung folgt dann rund eine Woche später.

Dazu noch folgende Hinweise:

  • Richtig losgehen wird es Anfang Februar, da bekommt Ihr die Einladung zur Januar-Abrechnung.
  • Für den Dezember reicht Ihr bitte zwei Abrechnungen ein: Einmal wie gehabt in Papierform - und zum Üben parallel mit dem neuen Online-System. Die Online-Version ist wirklich nur zum Üben und wird wieder gelöscht.
  • Wir können erst auszahlen, wenn die letzte Abrechnung eingereicht wurde. Also bitte bemüht Euch im Sinne Eurer Übungsleiter-KollegInnen darum, binnen 10 Tagen nach Monatsende fertig zu werden!

Bei Fragen, Anregungen oder Problemen wendet Euch an...

Sportliche Grüße,...


B. Probleme & Lösungen

ProblemLösung

Ein Übungsleiter hat seinen Einladungslink verloren.

Du kannst ihn erneut zustellen, indem Du in der Liste der offenen Abrechnungen rechts auf das "Senden"-Icon klickst.

Ein Übungsleiter hat plötzlich eine andere E-Mail-Adresse.

Was immer Du in den Einstellungen oder Stammdaten änderst: Es gilt immer ab dem nächsten Lauf. Bis auf die E-Mail-Adresse von Übungsleitern. Die kannst Du jederzeit ändern und dann erneut den Einladungslink lossenden (s.o.).

Ein Übungsleiter soll in einem offenen Lauf nachträglich berücksichtigt werden.

Lege den Übungsleiter an und öffne den offenen Lauf. Dort findest Du einen Button "Nachzügler hinzufügen".

Ein Übungsleiter braucht doch keine Abrechnung, da er nicht gearbeitet hat oder warum auch immer.

Abrechnung mit 0 Euro durchlaufen lassen oder Abrechnung löschen.

Der Lauf kann nicht abgeschlossen werden, weil ein Übungsleiter seine Abrechnung einfach nicht einreicht.

Du kannst ihm seine Abrechnung einfach "wegnehmen" und selbst ausfüllen.

Eine fertige Abrechnung erweist sich im Nachhinein als fehlerhaft.

Du kannst Abrechnungen aus rechtlichen Gründen nicht nachträglich korrigieren. Nutze in der Folgeabrechnung den Bereich "Korrekturen", der Dir beim Bearbeiten angezeigt wird. Auch negative Beträge funktionieren.

Ein Übungsleiter möchte sein Auszahlung ins Ausland erhalten.

Das ist bald für Länder möglich, die im SEPA-Verbund sind (ungefähr identisch mit der EU). Aktuell funktionieren nur IBANs aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Ich möchte im Online-Banking die SEPA.xml-Datei hochladen, um alle Überweisungen auf einmal zu beauftragen. Aber dort gibt es Fehlermeldungen.

Wir verwenden für diese Datei das weiter verbreitete PAIN-Format 001.001.03. Falls Deine Bank es gerne anders hätte, sag uns Bescheid, das kriegen wir einfach umprogrammiert.

 

So, jetzt hast Du alles durchgelesen. Auf in die Praxis:


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