Anleitung für Abteilungsleiter

So funktioniert die Übungsleiter-Abrechnung für Dich

Worum geht's überhaupt?

 

Dein Verein wird digital und möchte, dass Übungsleiter ihre Abrechnungsformulare zukünftig online einreichen.

Du als Abteilungsleiter bist dafür zuständig, die Abrechnungen Deiner Übungsleiter zu prüfen und abzusegnen, damit die Geschäftsstelle sie dann ausbezahlen kann.

Hier erfährst Du, wie Du das online machst.

Am Anfang ist das für Dich vielleicht etwas ungewohnt, aber schon nach kurzer Zeit wirst Du es lieben.

Versprochen!


Es beginnt mit einer Einladung per E-Mail

Derjenige aus Eurer Geschäftsstelle, der für dieses Abrechnungstool zuständig ist, lädt Dich dazu ein, als Nutzer mit der Rolle "Abteilungsleiter" mitzumachen.

Du bekommst eine E-Mail mit einem temporären Passwort und kannst Dich einloggen, indem Du...

  • auf den Link in der E-Mail klickst
  • den großen orangenen "Login für Vereine"-Button oben rechts hier auf unserer Webseite nutzt

Hier loggst Du Dich mit E-Mail & Passwort ein:

 übungsleiter abrechnung login

Das funktioniert am PC, Tablet oder Smartphone - wie Du magst. Einfach im Browser. Am PC geht das Arbeiten allerdings am einfachsten von der Hand.

Eine App brauchst Du nicht.


Dein Dashboard mit offenen und fertigen Abrechnungsläufen

Die Idee der Übungsleiter-Abrechnung ist folgende:

  1. Am Ende eines Abrechnungszeitraums startet die Geschäftsstelle einen neuer Abrechnungslauf: Alle Übungsleiter werden eingeladen, ihren Abrechnungszettel auszufüllen und einzureichen. Pro Monat oder pro Quartal oder wie immer Ihr das handhabt.
  2. Wenn Übungsleiter aus Deiner Abteilung abgegeben haben, kannst Du diese online prüfen, korrigieren und absegnen.
  3. Sind alle Abrechnungen aus allen Abteilungen abgesegnet, schließt die Geschäftsstelle den Lauf ab. Alle Übungsleiter bekommen ihre fertigen PDF-Abrechnungen und es wird ausgezahlt.

Dein Job als Abteilungsleiter besteht also im Wesentlichen darin, dass Deine Übungsleiter artig einreichen und dass Du zügig absegnest. Denn sonst müssen alle anderen auf ihre Auszahlung warten...

So sieht Dein Dashboard aus, wenn Du Dich einlggst:

 übungsleiter abrechnungsformular dashboard

Dir werden offenen und fertige Läufe angezeigt - dazu ein wenig Statistik.


Abrechnungen in offenen Läufen bearbeiten

So ungefähr sieht ein offener Lauf mit den Abrechnungen Deiner Übungsleiter aus.

Im Beispiel gibts nur einen. Und dazu einen aus einer anderen Abteilung, der bei Dir mitgeholfen hat:

 übungsleiter abrechnung offener lauf

Abrechnungen können in folgendem Zustand sein:

  • "offen"/"angefangen": Warten auf den Übungsleiter...
  • "eingereicht": Jetzt bist Du am Zug!
  • "Überarbeitung": Du oder jemand anders werkelt herum.
  • "abgesegnet": Dein Job ist erledigt!

Das kannst Du tun:

1. Übungsleiter zur Abgabe anregen

Die Zentrale ermahnt sowieso regelmäßig alle trödelnden Übungsleiter per E-Mail.

Optionen, wenn sich gar nichts bewegt:

  • Sprich direkt mit den betreffenden Übungsleitern. Du kennst sie am besten!
  • Übernehme eine Abrechnung (einfach öffnen und auf den betreffenden Knopf drücken) und rechne sie mit einer 0 oder einer Schätzung ab.

2. Stammdaten übernehmen

Bei jeder Abrechnung können Übungsleiter Änderungen ihrer Anschrift oder Bankverbindung angeben. Hier hat der Ralf mitgeteilt, dass er neuerdings in der "Neuralfstraße 1" wohnt:

 

 übungsleiter abrechnung stammdaten

Du kannst diese Änderungswünsche prüfen und in die Stammdaten übernehmen.

3. Abrechnung prüfen und korrigieren

Wenn Du eine einzelne Abrechnung öffnest, siehst Du verschiedene Abschnitte. Und je Abschnitt verschiedene Zeilen mit konkreten Angaben zu Stunden, Pauschalen, Auslagen oder Spesen.

 übungsleiter abrechnung offene abrechnung

Hier kannst Du kontrollieren und ggf. etwas ändern.

Wie das funktioniert, ist selbsterklärend: "Bearbeiten"-Knopf drücken und los!

Keine Angst vor Fehlern: Falls Du Dich irgendwo irrst, kann das in der nächsten Abrechnung im Abschnitt "Korrekturen" verbessert werden.

4. Abrechnung absegnen

Für die Absegnung brauchst Du einfach nur auf den "Absegnen"-Knopf drücken.

Fertig!


Ganz so einfach ist das alles natürlich nicht...

Unsere Abrechnungssoftware ist simpel und quasi narrensicher zu bedienen.

Aber wie Euer Verein das, was in der Realität passiert, in der Software umsetzen möchte, muss er Euch Abteilungsleitern natürlich beibringen.

Beispiel von eben: Was sollst Du tun, wenn ein Übungsleiter partout nicht einreicht und alle auf ihn warten müssen?

  • Abrechnung löschen?
  • Mit 0 abrechnen?
  • Mit Schätzung abrechnen?
  • Im nächsten Monat korrigieren? Oder "Pech gehabt"?

Darum vermitteln wir Dir hier nur ein Grundverständnis - für die Details bekommst Du eine Schulung vom Verein.


FAQ - Typische Fragen von Abteilungsleitern

Ich hab mein Passwort vergessen.

Einfach beim Login auf "Passwort vergessen?" gehen.

Ich bin in mehreren Abteilungen der Leiter.

Bravo, das kann die Zentrale so einstellen. Und Du kannst die Abrechnungen von allen Deinen Abteilungen in Deinem Account sehen und bearbeiten.

Für die Abteilung X haben wir 2 Abteilungsleiter.

Kein Problem. Ihr könnt beide Eure Abrechnungen bearbeiten. Absprechen wäre nicht schlecht ;-)

Bei mir arbeiten auch Übungsleiter aus anderen Abteilungen mit.

Wenn so etwas bei Euch vorkommt, kann Euer Admin die Abrechnungssoftware so einstellen.

Der Übungsleiter kann dann für jeden Arbeitseinsatz (=Zeile in der Abrechnung) angeben, in welcher Abteilung er tätig war.

Du bekommst "Gast-Mitarbeiter" aus anderen Abteilungen angezeigt, für die Absegnung ist aber der Abteilungsleiter der Stamm-Abteilung zuständig.

Einer meiner Übungsleiter hilft in einer anderen Abteilung aus.

Genau umgekehrt!

Das Aushelfen sieht der andere Abteilungsleiter. Für die Bearbeitung und Absegnung dieser Gast-Einsätze bist Du aber zuständig.

Bei meinem Übungsleiter hat sich die E-Mail-Adresse, der Stundensatz,... geändert.

Das musst Du der Zentrale melden. Du kannst nur Anschrift und Bankverbindung von Deinen Übungsleitern anpassen.

Hintergrund: Wir nehmen an, dass die Geschäftsstelle für das Management der Übungsleiter zuständig ist - samt Verträgen, Führungszeugnissen,...

Ich habe eine Abrechnung abgesegnet, aber sie enthält noch Fehler...

Solange die Zentrale den Gesamtlauf noch nicht abgeschlossen hat, findest Du unter der Abrechnung den Knopf "Absegnung zurücknehmen".

Fertige Läufe können nicht mehr korrigiert werden. Aber bei der nächsten Abrechnung findest Du ein Freifeld "Korrekturen", wo Du den Fehler beheben kannst.

Buchhalterisch landet es dann in der falschen Periode, aber das werden wir alle überleben.


Wie geht es jetzt weiter?

Du hast hoffentlich eine E-Mail von Deinem Verein bekommen, mit der Du in der Rolle "Abteilungsleiter" zum Mitmachen eingeladen wirst.

Diese Einladung könntest Du nun annehmen - und loslegen...

Viel Spaß!

 

Falls Dein Verein noch nicht mitmachen sollte, kann er sich hier registrieren:



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