Anleitung für Manager & Sachbearbeiter

Worum geht's überhaupt?

Dein Verein wird digital und möchte, dass Übungsleiter ihre Abrechnungsformulare zukünftig online einreichen.

Du als Manager oder Sachbearbeiter bist dafür da, die eigentliche Arbeit zu machen ;-)

• Übungsleiter verwalten
• Abrechnungsläufe durchführen

Hier erfährst Du, wie Du das online machst.

Am Anfang ist das für Dich vielleicht etwas ungewohnt, aber schon nach kurzer Zeit wirst Du es lieben.

Versprochen!

Denn eigentlich braucht Ihr nur einmal alles einzurichten. Danach ist es dann nur noch ein wenig Kontrolle und das Drücken auf ein paar Knöpfchen.

P.S.: Der einzige Unterschied zwischen Manager und Sachbearbeiter ist, dass Manager Läufe final freigeben können, nachdem alle einzelnen Abrechnungen geprüft und abgesegnet wurden.

Es beginnt mit einer Einladung per E-Mail

Derjenige aus Eurer Geschäftsstelle, der für dieses Abrechnungstool zuständig ist, lädt Dich dazu ein, als Nutzer mit der Rolle "Manager" oder "Sachbearbeiter" mitzumachen.

Du bekommst eine E-Mail mit einem temporären Passwort und kannst Dich einloggen, indem Du...

• auf den Link in der E-Mail klickst
• den großen orangenen "Login für Vereine"-Button oben rechts hier auf unserer Webseite nutzt

Hier loggst Du Dich mit E-Mail & Passwort ein:

Das funktioniert am PC, Tablet oder Smartphone - wie Du magst. Einfach im Browser. Am PC geht das Arbeiten allerdings am einfachsten von der Hand.

Eine App brauchst Du nicht.

Dein Dashboard

Die Idee der Übungsleiter-Abrechnung ist folgende:

1. Am Ende eines Abrechnungszeitraums startet Ihr einen neuer Abrechnungslauf: Alle Übungsleiter werden eingeladen, ihren Abrechnungszettel auszufüllen und einzureichen. Pro Monat oder pro Quartal oder wie immer Ihr das handhabt.
2. Wenn Übungsleiter abgegeben haben, kannst Du diese online prüfen, korrigieren und absegnen. Oder diesen Job erledigen bei Euch die Abteilungsleiter, dann brauchst Du nur zu schauen, dass die gut arbeiten.
3. Sind alle Abrechnungen aus allen Abteilungen abgesegnet, schließt der Manager den Lauf ab. Alle Übungsleiter bekommen ihre fertigen PDF-Abrechnungen und es wird ausgezahlt.

So sieht Dein Dashboard aus, wenn Du Dich einlggst:

Dir werden offenen und fertige Läufe angezeigt - dazu ein wenig Statistik.

Übungsleiter verwalten

Wir gehen davon aus, dass Ihr in der Geschäftsstelle die Übungsleiter managt: Verträge, Führungszeugnisse, Ausbildungsnachweise,...

Das hat mit uns aber nichts zu tun, denn hier geht's ganz alleine und ausschließlich um die Abrechnung.

Damit das funktioniert, müssen einfach alle Übungsleiter hinterlegt sein. Das geht schnell, denn es braucht nur...

• Name, E-Mail-Adresse
• Vertragsbeginn
• erlaubte Stundensätze und/oder Pauschalsätze

Den Rest (Anschrift, Bankverbindung,...) füllen die Übungsleiter bei ihrer ersten Abrechnung selbst aus - und können später auch Änderungen vornehmen.

So sieht die Übersichtsseite zu den Übungsleitern aus:

Und hier könnt Ihr die Daten eines Übungsleiters bearbeiten:

Falls sich mal die Stundensätze oder Pauschalsätze ändern sollten, kann Euer Administrator das zentral für alle betroffenen Übungsleiter anpassen.

Ihr dürft das aber nicht :-)

Einen Lauf starten

Wenn eine Abrechnungsperiode vorbei ist, z.B. der Januar, könnt Ihr Euch von uns per E-Mail daran erinnern lassen, dass der nächste Abrechnungslauf ansteht.

So sieht es dann aus, wenn Ihr einen Lauf starten wollt:

Alle Übungsleiter werden somit per E-Mail eingeladen, bis zum Fristende online ihre Abrechnungszettel auszufüllen und einzureichen.

Sollte es noch Nachzügler geben, könnt ihr die später separat nachladen.

Abrechnungen in offenen Läufen bearbeiten

So ungefähr sieht ein offener Lauf mit den Abrechnungen Eurer Übungsleiter aus.

Abrechnungen können in folgendem Zustand sein:

• "offen"/"angefangen": Warten auf den Übungsleiter...
• "eingereicht": Jetzt bist Du am Zug!
• "Überarbeitung": Du oder jemand anders werkelt herum.
• "abgesegnet": Dein Job ist erledigt!

Das kannst Du tun (oder Ihr habt Abteilungsleiter, die dafür zuständig sind - und Du brauchst sie nur zu koordinieren):

1. Übungsleiter zur Abgabe anregen

Ihr in der Zentrale könnt alle trödelnden Übungsleiter auf Knopfdruck ermahnen, dass sie endlich abgeben sollen. Dafür gibt es mehrere "Schärfegrade", denn es ist Mist, wenn Ihr nicht weiterkommt und dann alle anderen auf ihr Geld warten müssen.

Optionen, wenn sich gar nichts bewegt:

• Direkt mit den betreffenden Übungsleitern sprechen.
• Übernehme eine Abrechnung (einfach öffnen und auf den betreffenden Knopf drücken) und rechne sie mit einer 0 oder einer Schätzung ab.

2. Stammdaten übernehmen

Bei jeder Abrechnung können Übungsleiter Änderungen ihrer Anschrift oder Bankverbindung angeben. Hier hat der Ralf mitgeteilt, dass er neuerdings in der "Neuralfstraße 1" wohnt:

Du kannst diese Änderungswünsche prüfen und in die Stammdaten übernehmen.

3. Abrechnung prüfen und korrigieren

Wenn Du eine einzelne Abrechnung öffnest, siehst Du verschiedene Abschnitte. Und je Abschnitt verschiedene Zeilen mit konkreten Angaben zu Stunden, Pauschalen, Auslagen oder Spesen.

Hier kannst Du kontrollieren und ggf. etwas ändern. Wie das funktioniert, ist selbsterklärend: "Bearbeiten"-Knopf drücken und los!

Keine Angst vor Fehlern: Falls Du Dich irgendwo irrst, kann das in der nächsten Abrechnung im Abschnitt "Korrekturen" verbessert werden.

4. Abrechnung absegnen

Für die Absegnung brauchst Du einfach nur auf den "Absegnen"-Knopf drücken.

Fertig!

Einen Abrechungslauf abschließen

Sobald alle Abrechnungen abgesegnet sind, kann jemand mit der Rolle "Manager" (oder natürlich "Admin") den Lauf abschließen.

Das passiert:

• Der Abrechnungslauf verwandelt sich von "offen" zu "fertig".
• Alle PDF-Abrechnungen werden generiert.
• Die Übungsleiter bekommen Links zu ihren PDFs zugemailt.

So  sieht für Dich ein fertiger Lauf aus:

Ihr, die Ihr in der Zentrale arbeitet, könnt nun PDFs ausdrucken, Statistiken herunterladen und Dateien an Euer Online-Banking weitergeben, damit easy an die Übungsleiter ausgezahlt wird.

Und in ein paar Wochen geht's weiter mit dem nächsten Lauf...

Ganz so einfach ist das alles natürlich nicht...

Unsere Abrechnungssoftware ist simpel und quasi narrensicher zu bedienen.

Aber wie Euer Verein das, was in der Realität passiert, in der Software umsetzen möchte, muss er Euch Mitarbeitern natürlich beibringen.

Beispiel: Was sollst Du tun, wenn ein Übungsleiter partout nicht einreicht und alle auf ihn warten müssen?

• Abrechnung löschen?
• Mit 0 abrechnen?
• Mit Schätzung abrechnen?
• Im nächsten Monat korrigieren? Oder "Pech gehabt"?

Darum vermitteln wir Dir hier nur ein Grundverständnis - für die Details bekommst Du eine Schulung vom Verein.

Wie geht es jetzt weiter?

Du hast hoffentlich eine E-Mail von Deinem Verein bekommen, mit der Du in der Rolle "Manager" oder "Sachbearbeiter" zum Mitmachen eingeladen wirst.

Diese Einladung könntest Du nun annehmen - und loslegen...

Viel Spaß!

Falls Dein Verein noch nicht mitmachen sollte, kann er sich hier registrieren: