Schulungscenter...

Wer bei Euch so alles geschult werden sollte...

Bei kleinen Vereinen gibt es meist nur zwei Arten von Nutzern, die die Übungsleiter-Software einsetzen:

• die Übungsleiter, die ihre Abrechnungen einreichen
• ein Administrator als "Mädchen für alles"

Bei großen Vereinen verteilt sich die Mitarbeit auf mehr Köpfe und Rollen:

• Übungsleiter
• Abteilungsleiter, die für ihre Abteilungen die Übungsleiterabrechnungen verantworten
• Sachbearbeiter in der Geschäftsstelle, die Läufe starten und Übungsleiter verwalten
• einen Manager (oder Geschäftsführer), der Läufe final freigibt
• den Administrator, der die Software konfiguriert und anpasst

1. Handbuch für die Vereinszentrale

Alle von Euch, die in der Geschäftsstelle arbeiten, dürfen sich gerne zusammensetzen und gemeinsam oder in einem Projektausschuss überlegen, wie genau die Übungsleiter-Abrechnung eingesetzt werden sollte und könnte:

• Was geht? Was geht nicht?
• Wie bilden wir Besonderheiten in unserem Verein ab?
• Wer übernimmt welche Aufgaben?

Dafür sollte man verstehen, wie hier alles funktioniert.

Und dafür sollten Administratoren, Manager und Sachbearbeiter das Handbuch lesen:

• Das Handbuch zur Übungsleiter-Abrechnung

2. Anleitung für Manager & Sachbearbeiter

Manager & Sachbearbeiter werden vom Administrator per E-Mail eingeladen und bekommen an verschiedenen Stellen beim "Onboarding" diese Anleitung verlinkt:

• Die Anleitung für Manager & Sachbearbeiter

Im Prinzip haben "Manager" und Sachbearbeiter" genau dieselbe Rolle.

Der einzige Unterschied besteht darin, dass "Manager" Abrechnungsläufe final unterschreiben und freigeben dürfen.

Ansonsten haben beide dieselben Aufgaben:

• Übungsleiter verwalten
• Abrechnungsläufe durchführen

Sie machen die eigentliche Arbeit ;-)

3. Anleitung für Übungsleiter

Übungsleiter bekommen in jeder E-Mail diese Anleitung verlinkt:

• Die Anleitung für Übungsleiter

Wir erklären darin, wie das Abrechnungsformluar TECHNISCH funktioniert und wie Abrechnungsläufe grundsätzlich ablaufen.

Das ist nice.

Darüber hinaus brauchen die Übungsleiter aber Unterstützung aus der Geschäftsstelle, um zu verstehen, WIE sie die Software nutzen sollen.

Beispiele:

• Wie detailliert sollen Übungsleiter in Freitext-Felder wie "Meine Tätigkeit" schreiben? "Training" oder "Training wC2 8 Teilnehmer Turnhalle 5"?
• Was ist Eure Konsequenz, wenn jemand trödelt und nicht einreicht?
• Dürfen auch Spesen und Auslagen eingereicht werden? Bis zu welcher Höhe?

Best Practise:

• Probiert erstmal alles mit nur einer Abteilung aus. Versteht die Herausforderungen. Macht alles rund. Erklärt es dann allen!

4. Anleitung für Abteilungsleiter

Abteilungsleiter bekommen an verschiedenen Stellen beim "Onboarding" diese Anleitung verlinkt:

• Die Anleitung für Abteilungsleiter

Können sie eigentlich nicht übersehen ;-)

Abteilungsleiter haben nur Zugriff auf Übungsleiter und Abrechnungen aus ihrer Abteilung.

Sie sind im Wesentlichen dafür da, "ihre" Abrechnungen zu prüfen und abzusegnen.

Wir erklären in der Anleitung, wie ihr neuer Job TECHNISCH funktioniert .

Das ist nice.

Darüber hinaus brauchen die Abteilungsleiter aber Anweisungen aus der Geschäftsstelle, wie sie das ORGANISATORISCH erledigen sollen.

Beispiele:

• Was ist die Konsequenz, wenn jemand trödelt und nicht einreicht?
• Sollen pausierende Übungsleiter mit 0 abgerechnet werden? Oder Abrechnung komplett löschen?
• Wie soll der Abteilungsleiter handeln, wenn er Fehler in einer fertigen Abrechnung bemerkt?

Best-Practise:

• Die Zentrale macht die ersten Abrechnungsläufe noch komplett selbst.
• Erst alles schick läuft, wird das Prüfen und Absegnen auf die Abteilungsleiter abgewälzt ;-)

Wie geht es jetzt weiter?

Schulung, Schulung, Schulung.

Klingt ganz schön anstrengend.

Aber viele Vereine haben es ganz locker vorgemacht - und ernten als Belohnung nun ganz entspanntes Übungsleiter-Abrechnen...

Auf geht's!

Falls Dein Verein noch nicht mitmachen sollte, kann er sich hier registrieren: